Konferenční hovory jsou jedním ze způsobů, jak se vedení a zaměstnanci shromažďují, aby diskutovali o podnikání. Ať už jsou ve stejném městě nebo jsou rozptýleny po celém světě, konferenční hovory umožňují přenést všechny v jedné místnosti v reálném čase. Existuje několik kroků, které můžete podniknout k zajištění produktivní a informativní konference.
Denní program
Jakmile nastavíte čas a datum konference, musíte přijmout příslušné kroky k přípravě na schůzku. Pokud jste vedoucím konference, dokončete program konferenčního hovoru a rozdělte jej účastníkům před plánovaným datem. Vaše agenda schůzek by měla obsahovat datum a čas. Dobrým nápadem je zahrnout do agendy časové pásmo pro lidi, kteří mohou být mimo vaši polohu. Program by měl zahrnovat i čas začátku a konce schůze a stručný popis každého tématu v pořadí priority spolu s jmény jednotlivců, kteří jsou zodpovědní, a navrhovaný čas přidělení pro každé téma. Pokud konference vyžaduje nějakou přípravu před zahájením schůzky, jasně uveďte tyto požadavky v agendě.
Konference
Otestujte své linky, abyste zajistili aktivní a jasné spojení. Pokud používáte bezdrátový telefon, ujistěte se, že telefon je před schůzí plně nabitý. Přijďte na konferenci nejméně pět minut předem.
Pokud jste účastníkem, obdržíte od vedoucího číslo konference. Zavolejte linku konference. Budete vyzváni k zadání čísla konference. Jakmile zadáte číslo, budete vyzváni k zadání svého jména. Jasně uveďte své jméno a příjmení. Možná budete muset stisknout klávesu libra (#). Jakmile dokončíte tento proces, systém vám oznámí, že se připojujete ke konferenci a radíte se, kolik lidí se v současné době účastní. Pokud jste dorazili před vůdce, budete umístěni do režimu držení, dokud vůdce nedorazí.
Úvodní informace
Poslouchejte, než budete mluvit. Pokud vůdce přišel, ale dosud nezačal schůzku, můžete slyšet jemný vedlejší rozhovor. V příjemném hlasu, ahoj a představte se. Umístěte telefon do režimu ztlumení, dokud nezačne schůzka. Pokud nemáte tlačítko ztlumení, použijte funkce vypínání, které poskytuje konferenční linka.
Po zahájení schůzky bude váš vůdce vést rolovací hovor. Když vůdce volá vaše jméno, přiznejte svou přítomnost jasným a profesionálním způsobem, jako například "Ano, jsem tady" nebo "Dobrý den, to je …". Vedoucí může požádat, abyste se krátce identifikovali s ostatními účastníky. Pokud ano, uveďte své jméno a uveďte 20 až 25 sekundový přehled o vaší práci, pokud jde o hovor. Zůstaňte stručný, mluvte jasně a zůstaňte profesionální.
