Cílem konferenční brožury je přilákat delegáty k události a seznámit je s rozvrhem konference. Brožura by proto měla obsahovat informace o místě konání, mluvčích, uspořádání cest a dalších klíčových skutečnostech. Kopie by měla být jasná, informativní a přesvědčivá, povzbuzovat čtenáře, aby si rezervovali své body, aby mohli prospěch osobně nebo profesionálně. Úvod od významného řečníka nebo vedoucího pracovníka poskytuje užitečný přehled o události a přivítání potenciálních delegátů.
Cílová skupina
Organizátoři konference zaměří své akce na konkrétní skupiny, a proto se dozvíte více o cílovém publiku, abyste zajistili, že brožura nabízí relevantní výhody. Publikum může být stejně rozmanité jako učitelé, vedoucí pracovníci z automobilového průmyslu nebo členové veřejnosti, kteří mají zájem o country hudbu. Chcete-li vyhledat informace o publiku, požádejte organizátory o profily publika předchozích událostí. Organizátoři sledují své publikum, žádají o demografické nebo obchodní informace a zveřejní profily, které prokazují kvalitu svých akcí delegátům, přednášejícím a sponzorům.
Výhody pro delegáty
Brožura musí delegátům poskytnout silné výhody pro účast. Obchodní delegáti musí být schopni odůvodnit pracovní dobu a soukromí účastníci se chtějí dozvědět, že budou mít užitek při utrácení vlastních peněz. Určete přínosy pro cílové publikum. Konference může poskytnout jedinečnou příležitost slyšet světově proslulé řečníky, vidět demonstrace nejnovějších produktů nebo zlepšit dovednosti tím, že navštěvujete vysoce kvalitní školení. Přínosy mohou být méně hmatatelné, jako například příležitost spojit se s jinými lidmi v průmyslu, možná s ohledem na přistání nebo prodej.
Logistické informace
Komplexní informace o konferenční logistice jsou nezbytné. Podle Amerického konferenčního institutu často kladené otázky delegáty konference zahrnují témata jako registrace a platba, cestovní a stravovací podmínky, ubytování a zrušení. Chcete-li čtenářům usnadnit registraci události, uveďte úplné údaje o registraci. Stanovte náklady na účast, včetně slev pro předčasnou registraci. Poskytněte kontaktní údaje čtenářům, kteří mohou potřebovat další informace a nechte delegátům vědět, kdy obdrží uvítací balíčky.
Program konference
Nastavte program konference s jízdními řády a podrobnostmi každé relace, aby delegáti pomohli plánovat svůj čas na konferenci. Umožněte delegátům vědět více o formátu konference, která by mohla zahrnovat prezentace, kulaté stoly, workshopy a výstavy. Biografie přednášejících pomáhají delegátům vybrat si zasedání, která chtějí navštívit, a označit stav nebo kvalitu události.
Udržujte komunikaci
Brožura konference je jen jedním z prvků marketingového programu před konferencí. Podle společnosti Inc. zveřejňování informací a událostí na společenských médiích pomáhá udržet zájem o událost, která se blíží. Oznámení o dalších mluvčích nebo zvláštních událostech, například, mohou vyvolat bzučení kolem události a snížit riziko, že delegáti vystoupí.
