V dokonalém obchodním světě by zaměstnanci nepotřebovali písemný list "dos a don", pokud jde o vaše očekávání ohledně jejich chování, pracovních návyků a etiky. Bohužel jsou právní knihy plné případů týkajících se pracovníků, kteří žalovali zaměstnavatele za jejich neoprávněné ukončení z důvodu, že jim nikdy nebylo řečeno, že je nevhodné hrát hry na počítači, prodávat jejich kancelářský nábytek nebo dodávek. Zde je návod, jak psát prohlášení o zásadách, která zajistí, že všichni budou hrát stejná pravidla.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Software pro zpracování slov
Určete personální problém, který je třeba řešit. Může to být buď problém, který existuje (tzn. Porušování kódu oblečení, absenteismus), nebo potenciální problém, který by mohl vzniknout při nadcházejícím sloučení, snižování, outsourcingu nebo zavedení nového produktu nebo služby.
Shromážděte neformální výbor, který se skládá z vaší osoby z oblasti lidských zdrojů, advokáta a zástupců skupiny, která bude přímo ovlivněna novou politikou.
Vysvětlete skupině, proč se domníváte, že je zapotřebí nové politiky. Chcete-li použít příklad oblečkového kódu, lze argumentovat, že zaměstnanci potřebují navrhnout profesionální image společnosti, aby přilákali a udrželi zákazníky. Pokud si zákazníci uvědomí, že zaměstnanci si na svůj vzhled nevložili čas ani péči, mohou se zajímat, jestli se taková nedbalost bude týkat zvládání jejich pojištění nebo prodeje jejich domu.
Vyžádejte si připomínky výboru o tom, jak lze tento problém vyřešit. Například návrh může být učiněn tím, že mužské zaměstnanci mají dovoleno nosit otevřené košile, ale musí mít vždy k dispozici kabát a kravatu pro setkání s klienty. Dalším nápadem může být označit jeden den v týdnu (např. "Neformální pátek") za uvolněný oblékací kód nebo umožnit zaměstnancům, kteří nemají žádný kontakt se zákazníkem, definovat, jaký typ oblečení by nejlépe vyhovoval jejich pracovním podmínkám.
Podívejte se na návrhy a vyberte ty, které jsou nejúčinnější. Vraťte se do výboru s tímto seznamem a zvete diskusi o tom, (1) který z nich představuje nejlepší kompromis a (2) jak bude politika prosazována.
Vyjměte své zásady. Úvodní prohlášení by mělo jasně a srozumitelně vysvětlit, proč je tato politika důležitá. Druhá část by měla uvést, jaká je nová politika, koho ovlivňuje a jaký je datum její účinnosti. Pokud existuje několik prvků této zásady (tj. Seznam oblečení, který již nebude přijatelný), použijte body odrážky, aby se vynikly. Třetí část politiky by měla vysvětlit, jak bude politika prosazována, a důsledky pro její porušování.
Přečtěte si návrh vašeho prohlášení o politice u své HR osoby a právního zástupce, abyste se ujistili, že všechny základy byly pokryty a že jazyk je snadno srozumitelný.
Určete, jak bude nové prohlášení o politice předávat zaměstnancům. Nejpopulárnější formát je kancelářská poznámka distribuovaná prostřednictvím běžných kanálů. Tento přístup vám bohužel umožňuje otevřít zaměstnance, který trvá na tom, že ji nikdy neviděl, nebo že byl náhodou vyhozen. Chcete-li vyřešit tento scénář, může být vhodné zařadit řádek podpisu pro každého zaměstnance pod výraz "Potvrzuji přijetí a pochopení těchto zásad". Distribuujte dvě kopie. Požádejte je, aby podepsali a vrátili jeden z nich a uchovali druhou osobu ve spisu nebo ve své příručce.
Tipy
-
Důsledky porušování firemní politiky by měly být v souladu se stupněm závažnosti. Pro drobné přestupky by to mohlo být něco tak jednoduchého jako důvěrný dopis uložený v osobním spisu pracovníka, doklad o platu nebo odnětí výsady. U závažnějších činů, jako je zneužívání návykových látek, krádeže nebo ohrožení integrity společnosti, bude výsledkem ukončení a v některých případech i podání trestního oznámení.
