S tolika politickými prohlášeními, jakými jsou organizace, které je vytvářejí, tato vyjádření objasňují záměr, popisují způsob, jakým společnost spravuje politiku a definuje její údaje. Prohlášení o zásadách slouží k ochraně organizace před nedorozuměním, která by mohla vést k neoprávněnému jednání nebo soudním sporům. Každé prohlášení o zásadách by mělo zahrnovat jeho účel, definice terminologie, samotné prohlášení a kroky k jeho provedení.
Účel politiky
První část politického prohlášení uvádí svůj účel. Jedna organizace může mít mnoho politických prohlášení. Například v lidských zdrojích by mohlo jedno prohlášení o politice pokrýt postoj společnosti k vhodným šatem, protože společnost chce svým zákazníkům promítnout určitý obraz. Dalším prohlášením o politice lidských zdrojů by mohly být podrobně popsány pracovní politiky společnosti. Může obsahovat to, co společnost platí a co neplatí. Ve stejné firmě může prohlášení o marketingovém oddělení popsat politiku společnosti při objednávání grafiky a fotografie.
Terminologie definována
Druhá část politického prohlášení obsahuje definice klíčových slov nebo interpretací terminologie v politice. Poté může tato zásada zahrnovat seznam lidí, na které se vztahuje tato zásada, osoba v rámci společnosti, která má odpovědnost sledovat dodržování zásad a jak a komu mohou být odvolány v případě neshod. S interními firemními zásadami často naleznete postupy nebo kroky pro správu zásad podle třetí části zásad.
Prohlášení o zásadách
Třetí část politického prohlášení popisuje celou politiku, jak ji společnost uplatňuje, kdo nebo co je osvobozeno od ustanovení politického prohlášení, způsobu, jakým mají být nedorozumění a přestupky odstraněny a jak dlouho zůstává politika v platnosti účinek. Použitím politických prohlášení v příručce zaměstnanců se například společnost může vyvarovat nejasností mezi zaměstnanci tím, že jasně uvede, co se od zaměstnanců očekává v konkrétních situacích.
Funkce zásad
Politika také funguje jako vrátnice. Pokud si někdo přeje namalovat svou oranžovou kancelář, například politické prohlášení, které definuje barvy firemního loga jako standardní barvy kanceláře, dovoluje jeho nadřízenému vyhnout se nepříjemné konfrontaci tím, že předá kopii politického prohlášení, které to definuje. Jasné politické prohlášení mohou snížit riziko konfliktu a odstranit příležitost pro nespravedlivé selektivní uplatňování pravidel.
Postupy politiky
Kromě příruček zaměstnanců společnosti mohou mít jednotlivé oddělení své vlastní politické prohlášení, které odrážejí dodržování pravidel nebo právních požadavků. V účetních odděleních společností, které prodávají akcie, účetní oddělení musí dodržovat obecně uznávané účetní zásady stanovené vládou při sestavování účetní závěrky pro veřejnou kontrolu. Jedním způsobem, jak zajistit, aby účetní dodržovali tato pravidla a zákony, je soubor politických prohlášení, které popisují způsob, jakým oddělení dodržuje tato pravidla.
