Účtování by bylo snadné, kdybyste účetní výkazy snížili na několik řádků: peníze provedené v tomto měsíci, peníze vynaložené, tady je to, co zbylo, a to je hodnota našich aktiv. Jednoduché, ale ne strašně informativní. Zatímco některé zásady účetnictví jsou komplikované, klasifikace účtů je základní: Vytvořením různých účtů pro různé druhy dluhů, výnosů a aktiv účetnictví poskytuje více informací o společnosti. Díky tomu jsou knihy a finanční výkazy užitečnější pro vedoucí pracovníky, investory a věřitele.
Záznam v účetnictví
V účetnictví se každá transakce, od nákupu kopírovacího papíru až po prodej zásob v hodnotě 1 milion dolarů, vede do účetní knihy společnosti. Význam záznamu v účetnictví spočívá v tom, že zápis transakcí vede k přesnosti. Vedení společnosti může vidět, jak společnost vydělává a zda vydělává víc než vynaloží. Investoři a věřitelé si mohou prohlédnout knihy a finanční výkazy a rozhodnout, zda se společnosti mohou spolehnout s jejich penězi.
Nejjednodušší způsob, jak zaznamenat transakce, je zapisovat je do účetního časopisu a odpovídajícím způsobem upravovat různé klasifikace účtu. Pokud například zákazník, který vám dluží 500 dolarů, platí účet, který se týká dvou tříd, pohledávek (nyní 500 dolarů menších) a hotovosti (o 500 dolarů větší). Zadávání každé jednotlivé transakce se stává časem a zvyšuje možnost chyb. S účetním softwarem mohou účetní jednoduše zaznamenávat do softwaru, kdy společnost obdrží fakturu odběratele nebo výplaty. Software pak automaticky debetuje nebo připisuje příslušné klasifikace účtů.
Klasifikace účtů činí účetnictví složitější, ale také informativní a podrobnější. V některých ohledech je účetnictví jednodušší po silnici. Předpokládejme, že jste si koupili rozsáhlou knihovnu počítačového softwaru pro počítače společnosti. Veškerý software je pevný, nehmotný majetek. Pokud požadujete odpisování ztráty hodnoty softwaru z důvodu věku, měl by všechen software odpisovat zhruba stejnou sazbou. Zaznamenávání všech programů v jedné klasifikaci aktiv umožňuje jednoduché uplatnění odpisů na celou třídu.
Klasifikace účtů
Klasifikace účtů shrnuje vaše finance do různých kategorií ve vašich knihách a účetních výkazech. Rozpouští vaše záznamy do několika širokých klasifikací.
- Účty aktiv: Tento seznam zahrnuje nemovitosti a vybavení firmy, od pozemků po peníze, patenty a další.
- Účty odpovědnosti: Patří sem peníze, které vaše společnost dluží, ale ještě nezaplatila, jako jsou splátky, hypotéky, půjčky a jiné nezaplacené účty.
- Vlastní kapitál nebo vlastní kapitál: Jedná se o vlastnický podíl, který vlastník, majitel nebo akcionáři mají v podnikání. Akcie se zvyšují a klesají s hodnotou aktiv a výše dluhu.
- Odběrové účty: Jedná se o peníze, které vlastníci podnikání vynaložili pro osobní potřebu. Zahrnuje účet výkresů v partnerstvích a výplatní účet v korporacích.
- Příjmové účty: Tyto zprávy a sledování příjmů z prodeje zboží nebo služeb. Zahrnují také nefunkční příjmy, jako jsou příjmy z půjček nebo investic.
- Účet výdajů: Patří sem platy, nájemné, mzdy, zásoby a další výdaje.
Klasifikace účtů může být mnohem podrobnější. Klasifikace aktiv například rozděluje účty aktiv do několika podkategorií:
- Hotovost: Jedná se o peníze na ruce při kontrole účtů, vkladových účtů a drobných peněz společnosti.
- Pohledávky: Pokud nebudete účetnictví provádět výhradně na hotovostní bázi, vyměníte peníze, když ji získáte, a ne když ji obdržíte. Řekněme, že prodáváte zákazníkovi zásoby ve výši 1 500 dolarů, ale dáte jim 30 dní na zaplacení. Ohlásíte částku 1 500 dolarů, jakmile ji získáte. Je klasifikován jako výnos z výkazu zisku a ztráty a pohledávek (aktiv) v rozvaze.
- Inventář: Do této kategorie patří zboží určené k prodeji, částečně dokončené zboží a suroviny.
- Dlouhodobý majetek: Tato klasifikace aktiv pokrývá věci, které kupujete, které nelze snadno převést na hotovost tak, jak je to možné. Aktiva jsou držena dlouhodobě, na rozdíl od např. Kancelářských potřeb. Příklady dlouhodobého majetku zahrnují počítače, automobily, nábytek, budovy a pozemky.
Klasifikace také odděluje majetek od běžných a dlouhodobých kategorií. Oběžná aktiva jsou ty, které budou vyčerpány v příštím roce. Dlouhodobá aktiva trvají déle než 12 měsíců. Účetní rovněž klasifikují hmotný a nehmotný majetek samostatně. Hmotný majetek zahrnuje fyzické položky, jako jsou kamiony, 3D tiskárny a inventář. Nehmotný majetek je nefyzický majetek, jako jsou patenty, autorská práva a dobrá pověst klienta.
Klasifikace a účetní závěrka
Dalším významem záznamu v účetnictví je to, že údaje zaznamenané v účetních knihách se nakonec stanou základem účetní závěrky. Tři účetní závěrky konsolidují účetní závěrku společnosti různými způsoby a klasifikují účty různými způsoby.
Rozvaha má tři velké účetní třídy: aktiva, pasiva a vlastní kapitál, což je to, co zbývá po odečtení závazků z aktiv. Klasifikace účtů je obvykle dále rozděluje na položky jako nerozdělený zisk, pohledávky, krátkodobé závazky a dlouhodobé závazky. Nejste povinni používat v rozvaze všechny možné klasifikace aktiv nebo klasifikaci závazků. Pokud by vaše společnost nikdy neměla žádný nehmotný majetek, nemusíte psát "Nehmotný majetek: $ 0", abyste to uvedl. Porovnáním aktiv a pasiv společnosti se v rozvaze zobrazí přehled finančního zdraví podniku.
Výkaz zisku a ztráty ukazuje ziskovost: Kolik příjmů přináší společnost každý měsíc? Klasifikace ve výkazu zisku a ztráty zahrnuje výnosy z prodeje, náklady na prodané zboží a neúčinné výnosy. Nefunkční výnos lze rozdělit do tříd, jako jsou úroky, výnosy z pronájmu a výnosy z dividend. Rozdělení klasifikace výdělků tímto způsobem rozlišuje mezi výnosy získanými z vašeho oboru a výnosy z dobrých investic. Každý, kdo přemýšlí o vložení peněz do vaší společnosti, chce vědět, zda vaše produkty nebo služby vydělávají peníze, a tak pomáhá odlišit tyto příjmy od jiných zdrojů.
Podniky, které zaznamenávají pouze hotovostní transakce, nepotřebují prohlášení o peněžních tocích. Podniky využívající akruální účetnictví potřebují, protože výkaz zisku a ztráty zaznamenává tržby a nákupy, nikoli platby v hotovosti. Sledování toho, kolik peněz se přesouvá do a ze společnosti, ukazuje, zda má společnost dostatek peněz na ruční splácení úvěrů nebo krytí mzdy. Pokud je peněžní tok výrazně nižší než příjem, je možné, že společnost nevykonává dobrou práci na inkasa pohledávek. Klasifikace peněžních toků zahrnuje hotovost z investic, hotovost z operací a hotovost z financování.
Klasifikace účtů v účetních knihách pomáhá účetnímu vytvořit účetní závěrku. Pokud byl prodej a nákup aktiv řádně zaznamenán, usnadňuje to zobrazení klasifikací aktiv, které je třeba vykazovat v rozvaze.
Účtová osnova je klíčovou součástí převodu účtů do účetních výkazů. Graf je seznam všech účtů používaných v hlavní knize, která identifikuje každý účet podle čísla. Váš účetní software používá graf k identifikaci účtů, jako jsou výnosy, běžné akcie, hotovost a odpisy, které musí být zahrnuty do sestavení rozvahy.
Při sestavování grafu pro své účty je nastavte tak, abyste ji nemuseli měnit po několik let. Pokud řekněme, že nevlastníte žádné budovy, ale plánujete koupit jeden příští rok, stojí za to zahrnout tuto třídu majetku do grafu. Nezahrnujte třídy, které neplánujete používat. Pokud vaše firma poskytuje služby a nemá žádný inventář, nemá smysl zahrnout například klasifikaci inventáře do grafu. Pokud máte účty, které obsahují pouze malé částky, zjistěte, zda je můžete přenést do jiných tříd účtů. To bude znamenat, že graf nebude příliš komplikovaný.
