Účetnictví je podrobná obchodní činnost, při níž společnosti zaznamenávají, vykazují a analyzují finanční transakce. Tyto informace obvykle poskytují podporu rozhodnutím vedení a investičním rozhodnutím pro externí obchodní partnery. Účetní informace obvykle vyžadují dokumentaci pro připravené účetní výkazy a výkazy. Tato dokumentace podporuje účetní informace a poskytuje jednotlivcům více dokumentů nebo čísel pro vyhodnocení zprávy.
Příručky
Účtovací příručky dokumentují konkrétní zásady a postupy, které společnost dodržuje při zpracování finančních informací. Ve Spojených státech jsou obecně uznávané účetní zásady (GAAP) nejdůležitějšími účetními standardy. GAAP je založen na principech, což znamená, že společnosti mají určitou míru volnosti při uplatňování zásad na finanční informace své společnosti. Majitelé a správci firem obvykle vytvářejí příručku poskytující podpůrnou dokumentaci o konkrétních metodách, které používají při uplatňování standardů GAAP. Veřejné společnosti také musí tyto informace zveřejnit ve svých finančních zprávách zveřejněných veřejnosti.
Informace o transakcích
Společnosti často vyžadují určité množství informací nebo dokumentace pro různé finanční transakce. Například úředníci, kteří jsou povinni platit účet, obvykle zahrnují nákupní objednávku, obdržení lístku a fakturu dodavatele, když požadují podpis majitele ke kontrole. Tato dokumentace pomáhá majitelům pochopit účel kontroly a ověřit její přesnost a platnost. Jiné transakce vyžadují podobnou dokumentaci pro účetní transakce. Pro účetní transakce může být nezbytné datum, částka, účel transakce, podpis zpracovatele, podpis oprávnění a další informace.
Audit Trail
Rejstřík auditu je často nejčastější dokumentační postup v účetnictví. Informace o auditních stopách pomáhají jednotlivcům vidět, jak účetní oddělení dokončuje finanční a účetní transakce. Počítačové účetní systémy posílily proces auditní stezky, protože většina systémů zaznamenává časový a datový odpis, který podrobně popisuje zaznamenávání transakcí. Další postupy auditních záznamů zahrnují poskytnutí počátečního dokumentu transakce, ručně psané poznámky týkající se matematických šeků nebo jiných výpočtů, kopie žurnálu a razítko s vyznačením transakčního potvrzení společnosti nebo zápis do účetní knihy.
