Nabídková dokumentace je nabídka na dodání výrobků nebo služeb nebo provedení práce za stanovenou cenu a za stanovených podmínek. Pokud dodáváte produkty jiným podnikům nebo veřejnému sektoru, je běžné podávání nabídek v soutěži s jinými podniky. V podstatě je zadávací dokument dopis, který vysvětluje, jak byste splnili očekávání svých zákazníků a proč jste to nejlepší. Při napsání nabídky můžete vylepšit své cíle, silné a slabé stránky a zvýšit svůj profil se zákazníkem.
Požadované informace
Nabídkový dokument se zaměřuje na několik očekávání od potenciálního klienta, počínaje účelem vaší nabídky. Musíte vysvětlit vaše pověření, popisovat minulé zkušenosti. Případová studie úspěšné práce provedené u jiného klienta má tendenci být přesvědčivá. Vysvětlete, jak budete poskytovat službu nebo produkt, který bude sloužit procesům vaší společnosti, jakož i lidským a technickým prostředkům potřebným k provedení. Uveďte časovou osu výstupů a popište, jakým způsobem bude projekt spravován. Identifikujte rizika nebo potenciální problémy, které mohou zpomalit implementaci. Podrobte strukturu tvorby cen, stejně jako úvahy o následné péči. Potenciální klienti také chtějí vědět o dovednostech a zkušenostech vašeho týmu. Nakonec složte průvodní dopis shrnující bod nabídky a její strukturu.
Odpověď týmu
Jakmile se dozvíte, co se v nabídce očekává, zorganizujte tým, který se bude zabývat různými sekcemi a řídit proces psaní. V jistém smyslu píšete konsolidovaný obchodní plán konkrétního produktu nebo služby. Zjistěte, kdo je zodpovědný za vyhledávání a shromažďování požadovaných informací. Někdo může potřebovat koordinovat různé materiály, které vám pomohou nebo spisovatel sestavit dokumentace výběrového řízení. Pokud je něco o nabídce nejasné, telefonujte, nebo se setkáte s klientem a položte si otázky. Obecně platí, že klienti by rádi nic víc, než přispět k nápadům v procesu reagování na jejich potřeby.
Naplánujte a napište na výhru
Znalosti o způsobech, kterými se můžete odlišit od konkurence, vám pomohou napsat vítězný dokument výběrového řízení. Brainstorm nové nápady pro řešení potenciálních klientových obav ohledně produktů a služeb, které poskytujete. Pokud má starosti o údržbu produktu, najděte řešení, které řeší tuto obavu. Obecně platí, že klienti chtějí hodnotu svých peněz, takže stanovení ceny není jediným určujícím faktorem toho, kdo podniká. Zjistěte, co můžete nabídnout svým konkurentům, jako je zlepšení služeb, snížení rizik, větší spolehlivost nebo lepší kvalita. Kromě řešení toho, co klient chce, přispějte užitečným nápadem.
Tipy pro složení
Špatně napsaný a předložený dokument může zmařit i nejlepší nabídku. Udržujte dokument jako obchodní, používejte krátké punčochy a odstavce. Body odrážky a záhlaví mohou pomoci segmentovat dokument. Ujistěte se, že všechny prvky dokumentu, například životopisy členů týmu, byly standardizovány. Písmo by mělo být jednotné v nabídce. Přezkoumejte redaktora a upravte jej a poté přiveďte korektor na hřebínku pro výpovědi a vynechání. Zahrňte obsah tak, aby čtenář mohl prolistovat dokument a snadno vyhledat konkrétní části.
