Souhrnný přehled může doprovázet jakýkoli typ přehledu - je to jednodušší konsolidace důležitých detailů, pokud vaše diváci nechtějí přečíst celou zprávu samotnou. Rozdíly jsou v jemnějších detailech. Musíte doladit standardní formát tak, aby vyhovoval vašemu tématu a vašemu publiku. Pokud je vaše publikum armáda, Strategic Marketing Group varuje, že samotné námořnictvo produkuje více než 500 milionů stránek dokumentace za rok. Měli byste to mít na mysli především, protože personál nemusí mít na vaše stránky spoustu času.
Uspořádání vašich informací
Vaše první výzva je uspořádat informace ve vašem přehledu, abyste mohli zahrnout nejdůležitější součásti do mnohem kratšího dokumentu - vašeho souhrnu. Přečtěte si celý přehled a vymažte informace, které chcete zahrnout do svého shrnutí. Pořadí prezentace by mělo být podobné tomu, jak se informace v samotné zprávě zobrazí. Zahrnout nadpisy ve vašem souhrnu, které odpovídají nebo mohou být snadno propojeny s částmi ve vašem přehledu. Pokud se vaše hlášení nepožaduje položkám, můžete ve svém souhrnu napsat poznámky, když je píšete, a vedoucím čtenáře k tomu, kde ve delší zprávě nalezne podrobnější informace. Nechcete v souhrnu zahrnout konkrétní údaje, ale váš čtenář by měl být schopen najít, pokud chce vědět více.
Psaní shrnutí
Účelem shrnutí je co nejrychleji vysvětlit všechny základní informace, které vaše čtenář potřebuje, aby se rozhodl ohledně problému, kterému se zabýváte. Struktujte své shrnutí, takže se na začátku objeví nejdůležitější informace. To by mělo zahrnovat zmínku o účelu a rozsahu vaší zprávy a případně o vašem závěru. Možná nechcete nechat své vojenské diváky hádat až do posledního odstavce vašeho souhrnu. V závislosti na obsahu zprávy můžete následovat s postupy, které jste provedli, výzkumem, který jste provedli, analýzou, možnostmi a konečným rozhodnutím. Udržujte své odstavce krátké, ne více než sedm nebo osm vět a věnujte každému část vaší zprávy. Nezůstávejte na třech stranách, pokud shrnete technickou zprávu. V tomto případě může být vaše shrnutí až 10 procent stránek ve vašem přehledu, ale pokud je to tak dlouhé, je přijatelné napsat dva samostatné souhrny. Čím delší lze řešit technické problémy a kratší třístránkový přehled může poskytnout přehled o celé zprávě. Nezakládejte mezi minulým, současným a budoucím napětím - to zpomaluje čitelnost.
Oslovení vojenského publika
Strategický marketingový tým doporučuje, aby standardní styl psaní armády vyžadoval jasnou zprávu, která podporuje rychlé čtení. Pokud vaše zpráva zahrnuje vytvoření hřiště pro každého v nějaké pobočce ozbrojených sil, držte věty vašeho shrnutí stručný a do bodu. Vyhýbejte se vyjádření názorů, jako například: "Myslím, že to bude fungovat, protože X se rovná Z." Můžete vynechat šest slov jednoduchým prohlášením, že "X se rovná Z", pak vymezte své nejdůležitější skutečnosti a porovnejte je s vašimi očekávanými výsledky.
Opatření
Zvažte svou čtenář, pokud diskutujete o vojenských záležitostech. Pokud jste členem ozbrojených sil a píšete na civilní jednotku, ujistěte se, že nezahrnujete žádné informace, které jsou důvěrné nebo porušují bezpečnost. Pokud píšete svoji zprávu a shrnutí nad svým nadřízeným, oba mohou projít jinými rukama předtím, než přijedou na svůj stůl, takže se ujistěte, že všichni zúčastnění jsou vyčištěni, aby si přečetli to, co jste napsali.
