Shrnutí je obvykle jeden-stranou obrysy delší poznámky, obchodního plánu, tiskové zprávy, právní dohody nebo jakýkoli důležitý dokument. Výkonné shrnutí by mělo sdělit, proč, co a jak problém, stručným způsobem pro rušnou manažerku, která nemá čas se ponořit do detailů. Musíte předpokládat, že zatímco čtenář má zájem o problém a chápe širší koncepty, o kterých on nebo ona není důkladně seznámen s detaily. Obecně platí, že čtenář by měl mít možnost pohovořit inteligentně o předmětu po přečtení shrnutí.
Popište jasně v prvním odstavci, co se stalo a proč se to stalo. Čtenář shrnutí bude pravděpodobně zaneprázdněný manažer, který se zabývá celou řadou otázek a žongluje více projektů za všech okolností. Musíte proto vysvětlit základy a přeorientovat čtenáře, než se dostanete do detailnějších detailů. Například při zahájení shrnutí může být uvedeno: "Tato zpráva obsahuje podrobnosti o dodavatelské smlouvě podepsané 21. května a stanovuje ceny a dodací lhůty pro pneumatiky, které mají být zakoupeny společností Tires Inc. pro příští rok." Toto otevření pomůže čtenáři připomenout, že je zapotřebí dohodnout se na dodávce pneumatik a sloužit jako rychlá cvičná námaha.
Uveďte seznam všech hlavních bodů dohody, ideálně v oddělených bodech. Odrážky jsou snazší číst a absorbovat, protože rozkládají složitou záležitost na snadno stravitelné bity. Body odrážky by měly sdělovat základy dohody spíše než výjimky, zvláštní ustanovení nebo technické podrobnosti. Výkonný ředitel, který se každodenně nezajímá o pneumatiky, možná bude chtít vědět, že společnost Tires Inc. souhlasila s plněním objednávek pneumatik do 25 kalendářních dnů, ale nemusí vědět, že pokud je objednáno více než 50 000 pneumatik, do 30 dnů nebo u pneumatik o průměru větším než 19 palců platí zvláštní pravidla. Jednoduché dodat, že velké objednávky a určité velikosti pneumatik zahrnují speciální klauzule stačí. Mějte na paměti, že čtenář se může vždy obrátit na úplnou právní dohodu o podrobnosti.
Vysvětlete, proč je důležitá právní dohoda. Vzhledem k tomu, že čtenář pravděpodobně nebude odborníkem v dané oblasti, bude na vás záviset, abyste vysvětlili význam této dohody. Byla cena neobyčejně výhodná, čas vedení byl obzvláště krátký nebo velmi prudké pokuty za nedodržení objednávek včas? Vysvětlete silné stránky a, pokud vůbec, slabiny dohody. Mějte na paměti, že pokud jste byli hnací silou dohody, je to také vhodná a možná jediná doba pro nárok na úvěr za vaše úspěchy.
Dokončete shrnutí uvedením dalších kroků. Podpis dohody může vyžadovat dodatečné akce, jako je schválení ústředím, nebo samotná dohoda mohla být neúplná, včetně ustanovení, které uvádí, že plány dodávek pneumatik nákladních automobilů nejsou zahrnuty v tomto právním dokumentu a dodatečná dohoda bude podepsané pro ně v blízké budoucnosti. Tato "perspektivní" projekce přinese souhrn logickému závěru a dá čtenáři dobrý pocit, co očekávat dál. Stanoví podmínky pro další shrnutí, které pravděpodobně bude následovat.
