Obchodní korespondence je typicky stručná a dobře organizovaná, myšlenky spisovatele jsou dostatečně stručné, aby se na jednu stránku dostaly. Existují však chvíle, kdy zpráva, kterou potřebujete k přenosu, vyžaduje dvě stránky. Správné formátování druhé stránky vašeho obchodního dopisu zaručuje, že čtenář nebude přehlížet vaše poslední myšlenky.
Formátování záhlaví druhé stránky
Formát záhlaví druhé stránky, který si vyberete, je na vás, ale měl by vždy obsahovat alespoň úplný název osoby, jíž je dopis napsán. Záhlaví druhé stránky může také obsahovat číslo stránky a datum písmena.
Někteří spisovatelé dávají přednost použití jedné řádky na druhé stránce svého obchodního dopisu. Toto je známé jako horizontální formát. Například zadejte jméno příjemce na levém okraji, zadejte číslo stránky a zadejte datum odůvodněné pravým okrajem. Pomocí tohoto formátu se téměř zdá, že vytváříte tři sloupce.
Dalším způsobem, jak formátovat druhou stránku, je použít formát bloku, což znamená, že zadáte jméno adresáta na horním řádku pod okrajem 1 palce a potom zadejte číslo stránky na další řádek a datum na třetím řádku. Například:
Pan Davey Jones
Strana 2
1. října 2018
Namísto použití pravoúhlé okraje jednoduše přejděte přes střed stránky téměř k pravému okraji. Když se čtenáři podívají na druhou stránku, první věc, kterou vidí, je jejich jméno, číslo stránky a datum. Tímto způsobem, pokud se rozhodnete stahovat první a druhou stránku, sešitá oblast nezahrnuje nadpis na druhé stránce.
Jakmile budete mít záhlaví na místě, měli byste ponechat tři prázdné řádky, než začnete zahrnovat zbytek vašeho obchodního dopisu. Ujistěte se, že máte dostatek textu pro ospravedlnění druhé stránky. Pokud máte pouze další řádek nebo dva, pokuste se ořezat dopis, aby se vešel na jednu stránku. Také se ujistěte, že nezačnete druhou stránku vašeho dopisu uprostřed věty. Pokud je to možné, spusťte nový odstavec na druhé stránce, aby váš dopis lépe.
Vytvoření okraje druhé strany
Máte-li dvoustránkový obchodní dopis, možná budete chtít spojit dvě strany dohromady. Je však přijatelné, pokud jednoduše složíte dvě strany vašeho dopisu, takže se vejde do obálky. Pokud stahujete stránky, čtenář zjevně ví, že vaše zpráva je víc než obsah na první stránce. Pokud se však rozhodnete nespojit, ujistěte se, že začnete formátovat dostatečně daleko od horního okraje druhé stránky, takže si čtenář uvědomí, že druhá stránka je stejně důležitá jako první. Jedna palec od horní části stránky je obvyklé. To je místo, kde začnete druhou stránku titul.
Získejte informace o adresátovi
Vzhledem k tomu, že druhá stránka vašeho obchodního dopisu obsahuje jméno adresáta, je důležité, abyste na první stránce dopisu zadali správné jméno adresáta, následované správným názvem a poštovní adresou. Na první stránce vašeho obchodního dopisu se informace adresáta řídí datem a návratovou adresou.
Pokud si nejste jisti pravopisem informací adresáta, podívejte se na webové stránky společnosti nebo kontaktujte sekretáře společnosti nebo recepční. Neznepokojujte se sami sebe a případně urážejte adresáta pomocí nesprávných nebo zastaralých informací.
