Pokud firmy zjistí potřebu získání materiálu nebo smluvních oprav, bude kupující agent nebo vlastník požádat o nabídku nebo odhad nákladů na dodávky a / nebo určitý rozsah práce. Je obvyklé, aby vlastník nebo agent požádali o nabídku od několika konkurenčních společností, aby našli nejlepšího prodejce. Při výběru vítězného dodavatele je profesionální zdvořilost upozornit neúspěšné zájemce na vaše záměry. Mějte na paměti, že byste měli chtít dodavatele nabízet nabídky na budoucí projekty.
Pozadí
Prvním procesem získání nabídky, který je profesionálně znám jako poptávka po kotaci (RFQ), je vymezit rozsah práce. Jako nákupní agent, který přezkoumává a odmítá předložené nabídky, budete muset vědět, jaká práce má být provedena a jaký je očekávaný výsledek, aby informace mohly být předány předkládající společnosti.
Majitel nebo kupující také chtějí mít na mysli představu o tom, co by stálo projekt. Pokud prozkoumáte a odhadnete, že opravy střech na okresní věznici by měly stát nižší než 350 000 dolarů a všechny nabídky se vrátí na více než 500 000 dolarů - měli byste podrobnosti zkontrolovat. Mohli byste mít nerealistický rozpočet, nebo by společnosti nabízející cenné papíry mohly být jen předražené.
Odmítnutí dopisu
Pokud jsou nabídky příliš vysoké, zrušte je. Vzpomněl si, že s těmito společnostmi možná budete chtít podnikat v budoucnu, nechcete je nechat přemýšlet. Je profesionální a zdvořilý odeslat standardní formulář odmítnutí dopis.
Žádost o opakovanou nabídku
Mohou existovat časy, kdy je návrh předložen, který je mimo značku. Možná, že obchodní zástupce nebo dodavatel porozuměl rozsahu práce nebo jste se možná rozhodli odstranit část práce. Odeslat správné písmeno požadující opakovanou nabídku. Ve vašem dokumentu nabídněte návrhy, objasnění nebo úpravy uchazeče.
Odmítnutí všech
Někdy je možné, že všechny nabídky budou příliš vysoké. Pokud k tomu dojde, měli byste poslat dopis všem uchazečům oznamujícím, že všechny nabídky jsou odmítnuty a informovat je o datu, kdy budou přijaty nové příspěvky.
Vyřazení z důvodu specifikace
Některé společnosti, zejména neziskové organizace, musí dodržovat velmi podrobný návrh. University of Tennessee například požaduje, aby uchazeči předložili svůj návrh v obálce s názvem, adresou, žádostí o číslo nabídky a informacemi o licencování dodavatele. Pokud jsou obdrženy citace, které neobsahují příslušné informace, jak je uvedeno, stačí jednoduše vrátit podání krátkým formulářem s vysvětlením, že proces podání nebyl správně dodržen.
