Vzhledem k tomu, že podniky podniknou nové projekty a provozují každodenní provoz, musí sledovat, kolik utrácejí po cestě. Výkaz výdajů nebo nákladové listy poskytují vedení dokument, který podrobně popisuje náklady na realizaci projektu, provozování oddělení nebo výrobu produktu z hlediska zboží a služeb.
Funkce výkazu nákladů
Většina nákladových listů obsahuje minimálně tři primární oddíly označené jako přímé materiály, přímá práce a režie. Přímé materiály odkazují na suroviny nebo části potřebné k vytvoření skutečného výrobku. Na konstrukčním projektu se například v sekci přímých materiálů objevuje překližka a střešní krytina. Přímá práce se týká požadované práce potřebné k dokončení projektu. Náklady představují standardní náklady spojené s realizací projektu, například pojištění a nástroje. Některé výkazy nákladů zahrnují oddíly, jako je nepřímá práce, která se vztahuje na pomocný personál a nepřímé materiály, které představují zanedbatelný náklad. Řízení určuje požadovanou úroveň detailů, která se může pohybovat od jedné částky v každé kategorii až po detailní seznam v každé kategorii.
Úplné prohlášení
V některých případech podniky používají úplné výkazy nákladů, které porovnávají možné způsoby realizace projektu. Úplné výkazy výdajů představují komplexní přehled o interních výdajích a možných externích nákladech na jednu volbu oproti jiným. Například papírenské mlýny jsou známé pro silné pachy. Umístění papírenského mlýna příliš blízko k obytné zóně by mohlo způsobit špatnou PR a dokonce i právní kroky, které by mohly kompenzovat úspory na majetku nebo výstavbě. Úplné prohlášení o výdajích podrobně popisuje tyto potenciální problémy.
