Podnikání se zabývá podáním formačního dokumentu podle státního práva, obvykle s kanceláří ministra zahraničí, kde se chce podnik nacházet. Tento formační dokument je ve většině států nazýván zakládacími dokumenty, ale je také znám jako certifikát o začlenění nebo charter v některých státech s historií používání různých terminologií. Obchod se považuje za začleněný až do okamžiku, kdy státní úřad přijme podání a na doklad připojí státní pečeť nebo razítko, které uděluje pravomoc působit ve státě. Značka státu ve stanovách je oficiálním dokladem o zapsání, s uvedením přesného data, kdy stát přijal podání a společnost vznikla jako uznaná osoba.Stát vede záznamy o podání a na požádání poskytuje ověřené kopie a certifikáty, aby veřejnosti ujistil, že společnost je registrována u státu a je v dobrém stavu.
Potvrzení o podání
Při podání zakládacích listin se státem obdrží obchodní doklad poštou. Není-li obchodní příkaz (a platí za) ověřenou kopii článků v okamžiku podání papíru, dokladem může být jediná položka vrácená státem, která ověří, že podání bylo přijato. Tento doklad o podání by měl být uchováván s firemními záznamy společnosti. V mnoha případech dochází k tomu, že originální doklad o zapsání spolu s prostým (neověřeným) výtiskem zakládací listiny je dostatečným důkazem o začlenění, což snižuje potřebu platit za ověřené kopie článků pokaždé, když podnik potřebuje poskytnout oficiální dokumentaci.
Kópia stanov
Stanovy společnosti jsou veřejným dokumentem. Všechny státy udržují obrazovou databázi podání a většina států tuto databázi zpřístupňuje prostřednictvím internetu. Jakákoli veřejnost má přístup k databázi a pokud je tato funkce k dispozici, stáhněte si kopii zakládacích dokumentů, které byly uloženy ve státě (jinak může osoba zavolat státní úřad a objednat kopii).
Toto stažení bude mít státní značku a titulní list s uvedením data, kdy byla společnost zaregistrována, ale bude to pouze kopie. Tato verze, společně s dokladem o podání, může být považována za dostatečný důkaz o započtení k otevření bankovního účtu, ale pravděpodobně nebude postačovat k tomu, aby vyhověl požadavkům náležité péče o žádost o úvěr. Nejlepším řešením je mít nejméně jednu ověřenou kopii zakládací listiny v podnikové knize.
Žádost o ověřenou kopii se snadno podává v okamžiku podání s platbou dodatečného poplatku a má za následek vrácení dokladu o zapsání a kopie článků s originální razítkem nebo zvýšené pečeti. Ověřenou kopii článků lze získat kdykoli po podání písemnou žádostí a zaplacením poplatku.
Výpis z obchodního rejstříku
Několik států (jako Missouri, Nové Mexiko a Gruzie) vydává, co nazývají "potvrzení o založení", jakmile podnik podá své stanovy. V některých případech existuje poplatek, který je hodnocen v době podání k předložení certifikátu. V těchto státech, je-li požadován důkaz o zapracování, je jediným přijatelným důkazem originální osvědčení o zapsání. Pokud podnik má otištěnou nebo ověřenou kopii článků, ale bez certifikátu, podnik se pravděpodobně setká s problémy. Podnik může požádat stát o duplikátní certifikát po zaplacení poplatku.
Osvědčení o dobrém stavu
Dalším přijatelným dokladem o zapracování, který může nahradit ověřenou kopii článků, je osvědčení o dobrém stavu. Jedná se o doklad vydaný státem, který ověřuje, že podnik je registrován ke státu k určitému datu a je v současné době aktivní a aktuální na všech požadovaných státních podáních. Tento certifikát je také umístěn pod pečetí. Může být objednán od státu kdykoli, obvykle po zaplacení poplatku.
Podnikání
Stát kontroluje založení a je jediným subjektem, který může s konečnou platností zjistit, kdy je společnost registrována u státu a zda je v současné době oprávněna podnikat. Stanovy společnosti však nemusí být aktualizovány s nejnovějšími informacemi o tom, kdo ovládá společnost a zda funguje podle plánu. Často, je-li požadován důkaz o založení, význam se rozšiřuje tak, aby obsahoval důkaz o vlastnictví, doklad o činnosti, doklad o adrese nebo doklad oprávněného podepisujícího.
Takže zatímco certifikované články nebo osvědčení o dobrém stavu jsou technicky dokladem o založení, může být podnik požádán, aby také poskytl kopii stanov, zápisů ze zasedání správní rady, rozhodnutí o udělení podnikatelských rozhodnutí přijmout konkrétní opatření nebo účet za úplatu založit adresu nebo jiné věci, které ověřují její autoritu a záměr podnikat ve státě.
