Podnik se může každý rok zabývat stovkami či tisíci spisy. Organizace vyloučí, že je zběsilý, zdůraznil pocit, že se dostanete při hledání něčeho důležitého. Správný systém archivace může pomoci vaší firmě fungovat hladce a efektivněji.
Položky, které budete potřebovat
-
Soubory
-
Závěsné soubory
-
Karty štítků
Analyzujte své soubory. Je nejlepší třídit je podle příjmení klienta, podle projektu nebo chronologicky? Zvolte vlastnosti, které budete používat při hledání souboru.
Označte své soubory jasně. Oddělte menší soubory do kategorií v zavěšené složce. Například "červenec 2008" může mít vlastní pojmenovanou visící složku a můžete vložit všechny kontrakty nebo složky z tohoto měsíce do zavěšené složky.
Rozdělit soubory do různých kartoték. Mít jednu skříň pro administrativní soubory, např. Objednávání spotřebního materiálu, informace o mzdách a pokračování; další kabinet pro klientské soubory s uzavřenými smlouvami a informacemi o platbě a projektu; a jakýkoli jiný typ, který vaše firma potřebuje. Označte kabely jasně.
Otestujte svůj systém podání, než jej předložíte vašim spolupracovníkům. Ujistěte se, že vše najdete snadno a že způsob, jakým jste organizovali věci, má smysl. Pokud jste vše uspořádali chronologicky, ale test ukazuje abecedně dává větší smysl, změňte systém.
Zavolejte krátkou schůzku a vysvětlete systém podání. Ujistěte se, že všichni chápou, jak systém funguje, a jak je důležité sledovat systém.
Rozhodněte, kdo provede podání. Můžete delegovat podání jedné osobě nebo nechat každého pracovníka provést vlastní podání. Zaměstnanci mohou mít ve svých kancelářích kancelář, ale stále potřebujete centrální systém archivování, v ideálním případě s jednou zodpovědnou osobou.
Důležité dokumenty denně. Rutinní archivace vám pomáhá zůstat organizovaná a uchovává se podání z většího úkolu, než je třeba. Použijte podložky v každé kanceláři a ujistěte se, že jsou zásobníky vyprázdněny na konci každého pracovního dne.
Posuzovat systém podávání každých šest až 12 měsíců. Vyčistěte zastaralý materiál z vašeho systému.
