Podniky hospodaří s finančními prostředky jedním ze dvou účetních systémů: akruální účetnictví nebo hotovostní účetnictví. Hlavní rozdíl spočívá v tom, kdy si "vyúčtujete" své výnosy a výdaje - to znamená, když vaše podnikání oznamuje svou rozvahu a své daně, že obdrželo peníze nebo vynaložilo peníze. Každý systém má své silné a slabé stránky.
Pokladní účetnictví
Peněžní účetnictví nebo hotovostní báze jsou nejjednodušší účetní metodou. Je to podobné tomu, jak typická domácnost spravuje svou šekovou knihu. V hotovostním účetnictví účtujete výnos pouze tehdy, když skutečně obdržíte peníze, bez ohledu na to, kdy jste poskytli zboží a služby, které získaly výnos. Stejně tak si vyúčtujete výdaje, když skutečně zaplatíte za zboží a služby, bez ohledu na to, kdy jste objednali nebo obdrželi, za jakou platbu platíte.
Akruální účetnictví
Při akruálním účetnictví nebo akruálním základě vyúčtujte výnosy, jakmile uzavřete smlouvu, která přinese příjmy, a to bez ohledu na to, kdy očekáváte, že tyto peníze přijdou. A vyúčtujete si výdaje, jakmile přijmete povinnost platit za něco, bez ohledu na to, kdy ji skutečně obdržíte.
V akci
Řekni, že vlastníte restauraci a potřebujete 100 liber rajčat. Zavoláte svého dodavatele produktů a objednávku za 100 liber za 1 dolar za libru. Používáte-li účetní metodu akruálního vyúčtování, vyúčtujete si výdaje ve výši 100 USD hned, jakmile přijmete závazek - den, kdy si objednáte rajčata, nebo den, kdy jsou dodány, v závislosti na vašem ujednání s dodavatelem. Pokud jste na hotovostní bázi, nevyúčtujete si výdaje, dokud účet nezačne a zaplatíte 100 USD.
Co se týče příjmů, řekněte, že někdo volá a chce si rezervovat banketovou místnost restaurace pro příští pátek, který stojí 500 dolarů. Na akruální bázi byste okamžitě rezervovali 500 USD jako příjmy. Na hotovostní bázi budete muset počkat, dokud zákazník skutečně nezaplatí peníze za rezervaci.
Výhody a nevýhody
Akruální účetnictví dává lepší pocit tempa vašeho podnikání - jaké právní a podnikatelské poradenství Nolo nazývá "odliv a tok obchodních příjmů a dluhů". Pokud děláte neustálé podnikání nebo se vaše firma rozšiřuje nebo zmenšuje, zobrazí se tempo rezervovaných výnosů a nákladů. Akruální účetnictví však může skrývat problémy s tokem hotovosti, protože v rozvaze se zobrazí příjmy, které dosud nepřijely. S hotovostním účetnictvím vždy víte, kolik peněz máte v daném okamžiku. Může vám však dát zkreslený pohled na stav vašeho podnikání, protože "úspěšný" měsíc nemusí být nezbytně ten, v němž vyděláte hodně práce, která vytváří příjmy, ale spíše jedna, ve které se platí za práci, kterou jste již udělali. Hotovostní účetnictví může také maskovat nezaplacené dluhy.
