Mnoho podniků omezuje přístup k určitým budovám nebo části budov, které zaměstnanci potřebují k výkonu své práce. Podnik může vydat klíč zaměstnanci, který jí umožňuje přístup do zakázané oblasti. Před vydáním klíče může podnik požadovat, aby zaměstnanec podepsal smlouvu o klíči, která obsahuje pravidla správného používání klíče a sankce za nesprávné použití.
Odpovědnost
Smlouva o klíčových osobách může zavést odpovědnost za poškozený nábytek a zařízení v omezeném prostoru. Může se jednat o úmyslné jednání, jako například o to, že zaměstnanec pomocí klíče otevře dveře, takže do budovy může vstoupit neoprávněná osoba a neúmyslné jednání, jako například nechat otevřeně otevřít dveře poté, co zaměstnanec opustí budovu.
Zdvojení
Dohoda o klíčových osobách může zakázat duplikovat klíč zaměstnancem. Některé klávesy obsahují vlastní přístupová omezení, například elektronické klíče, ale kovový klíč, který nezahrnuje další bezpečnostní prvky, je poměrně jednoduchý a levně duplicitní. Podle University of Denver může zaměstnavatel rozhodnout o trestním stíhání proti zaměstnance, který duplikuje klíč bez povolení.
Výměna, nahrazení
Pokud zaměstnanec ztratí klíč, smlouva o klíči může určit, co zaměstnanec musí udělat, aby získal nový klíč. Dohoda může uvádět, že zaměstnanec musí v určitém časovém období, například den, hlásit ztracený klíč. Zaměstnavatel může účtovat pokutu, například 20 dolarů, než dává zaměstnanci nový klíč. Zaměstnavatel může tuto pokutu i nadále účtovat, i když ztráta není vina zaměstnance, protože někdo ukradl klíč. Pokud je budova pod silnějšími bezpečnostními omezeními, může zaměstnavatel také potřebovat změnit zámky na budovu, takže zaměstnanec může také muset zaplatit náhradu zámku, což může být mnohem nákladnější.
Vrátit se
Smlouva o klíčových osobách zahrnuje podmínky, které vyžadují, aby zaměstnanec vrátil klíč, pokud ho zaměstnavatel požádá zpět, protože zaměstnavatel vlastní klíč. Pokud se společnost rozhodne ukončit zaměstnance nebo mu přisoudit práci v jiné budově, musí zaměstnanec vrátit klíč osobě nebo oddělení, které uvede dohoda klíčových osob. Pokud zaměstnanec odešle klíčový vklad, když jí společnost dává klíč, vrátí zaměstnanec tento vklad zpět, když vrátí klíč. Pokud držitel klíčů nevrátí klíč v časovém období, které stanoví dohoda, může smlouva uvést, že držitel klíčů musí zaplatit poplatek za výměnu klíčů a náklady na náhradu zámku.
