Když opouštíte hlasovou schránku, je důležité se profesionálně zastupovat. Pokud chcete být brát vážně, musíte vědět, jak správně ponechat zprávu, co říci a jak ukončit svou zprávu.
Jak nechat hlasovou schránku
Je pravděpodobné, že zanecháte zprávu s požadavkem na zpětné volání, takže způsob, jakým se v telefonu prezentujete, bude mít vliv na možnost, že osoba zavolá zpět. Ujistěte se, že víte, co budete chtít říct, než dokonce uskutečníte telefonní hovor. Začněte vyprávěním svého jména a názvu vaší společnosti nebo společnosti, od které voláte. Ujistěte se, že vaše telefonní číslo je dvakrát, takže přijímač má dostatek času na to, aby číslo zapsal.
Máte-li jedinečný název, napiš ho při prvním zadání telefonního čísla. I když jste nervózní, promluvte pomalu, jako byste psali informace dolů. Hovořit rychle může zmást osobu, kterou se pokoušíte kontaktovat. Hlasová schránka by neměla trvat déle než 30 až 45 sekund. Vyjděte rovnou k bodu volání.
Pracujte profesionalizovat, jakmile ukončíte telefonní zprávu
Přestože je dobré dostat se do bodu telefonního vzkazu, nikdy nechcete jen říct své jméno, číslo a řekněte mu, aby vám zavolal. Musí existovat více informací. Musíte krátce popsat, proč voláte. Poté, co opustíte své informace, můžete osobě říct, jaký čas budete mít k dispozici, dokud mu také oznámíte, že mu může zavolat.
Nechte své číslo na konci zprávy a požádejte o volání, ale také o tom, že zkusíte znovu zítra. Nic neobjeví více odhodlání než pokusit se znovu.
Vždy skončíte s uznáním, jako je poděkování. Dalším způsobem, jak můžete ukončit hovor, je říct, že víte, že je zaneprázdněn, ale oceníte si zpětné volání. Bez ohledu na způsob, jakým se rozhodnete ukončit hlasovou schránku, ujistěte se, že se usmíváte, jak to říkáte. Ústa, která se zamračila, má jiný zvuk než usmívající se ústa. Lidé mohou cítit, jestli je někdo šťastný a usmívá se na druhém řádku, takže se usmívej, jestli chceš větší šanci na zpětné volání.
Jak ukončit hlasovou schůzku
Jakmile nastavíte svůj pozdrav hlasové pošty pro zprávu s hlasovou schránkou uzavřenou v kanceláři, vyhněte se překrývajícím se frázím jako "Váš hovor je pro mě důležitý". Začněte pozdrav tím, že se omlouváte, že jste zmeškali volání, poskytli odhadovaný časový rámec, kdy volající mohou očekávat zpětné volání a další informace, které jsou pro ně důležité. Udržujte své pozdravy krátké a do té míry, takže volající pravděpodobně opustí zprávu. Průměrné pozdravy by měly činit přibližně 25 sekund.
Příkladem telefonického pozdravu může být: "Ahoj, jste dosáhli (obchodní jméno). Je mi líto, že jsem vám nepřišla volání. Zanechte prosím své jméno a nejlepší telefonní číslo, na které se můžete dostat. 24 hodin.
