Účetní zaměstnanci zpracovávají hodně papírování a bez archivačního systému, kancelář se může rychle stát nepořádek. Je běžné, aby útvary účetnictví měly mnoho archivních karet, včetně uzamčených, aby chránily mzdy a další důvěrné informace. Přístup k finančním souborům a údajům by měl být omezen - kanceláře by neměly být umístěny ve veřejných prostorech. Zavedení systému podání v účetní kanceláři představuje určité výzvy, ale může být úspěšné a zvýšit efektivitu oddělení.
Nastavte dva druhy souborů. Jedna kartotéka nebo zásuvka je určena pro denní soubory, které jsou obvykle uloženy po skončení roku. Tyto soubory zahrnují většinu položek výdajů a příjmů. Druhý typ souborů se týká ukládání trvalých nebo dlouhodobých položek, které je třeba získat v průběhu času. Příklady by mohly být soubory politik a postupů, smluv, fixních aktiv, pojistných smluv a další dokumentace, která po konci roku nemohou být vytažena.
Dokumentace souborů podle typu. Výdaje jsou účtovány odděleně od mzdové a jiné účetní oblasti. Nemíchejte a nezaměňujte. Pokud některé transakce patří do více oblastí, jako jsou výdaje a dlouhodobý majetek, zhotovte si kopie papírování a vložte dokumentaci do obou souborů. Náklady mohou být zadány abecedně, podle jména dodavatelů, zatímco soubory dlouhodobých aktiv mohou být klasifikovány podle data nákupu. V závislosti na vaší firmě je záloha na příjmy podána podle data přijetí nebo data uložení, aby se později usnadnily odsouhlasení bank.
S vašími soubory používejte různé barvy. Můžete například uvést všechny své výdaje v červených složkách, příjmy v zeleni a smlouvy ve žlutých složkách. Pokud hledáte příjmovou položku, jděte rovnou do zelených složek a ušetříte čas a energii. Pokud uvidíte červený soubor kolem, můžete jej bez problémů nebo zpoždění přesunout do správné schránky. Barevná koordinace usnadňuje archivaci.
Tipy
-
Vytvořte horký soubor, v němž položíte předměty, které potřebují okamžitou pozornost a udržujte si to na stole.
