Schůzku lze definovat jako společný pracovní proces určený k zodpovězení toho, kdo, proč, jak a co konkrétnímu cíli. Mezi neúčinné schůzky patří pasivní účastníci a regurgitace dříve diskutovaných témat. Efektivní schůzky jsou v podstatě opačné. Účinná setkání mohou zvýšit produktivitu, morálku zaměstnanců a zisky.
Funkce
Pět kroků pro přípravu a uskutečnění efektivních setkání, které jsou také známy jako pět P, jsou: účel, plán, účastníci, účast a perspektiva, poznamenává David Whetten a Kim Cameron v knize "Rozvoj manažerských dovedností." Účel jasně uvádí záměr Setkání. Plán je průběh akce během setkání. Účastníci zahrnují účastníky a facilitátory. Účast je nutná od účastníků a zprostředkovatelů. Perspektiva je cílem, jehož cílem je setkání, a souhrn dohod, které jsou výsledkem setkání.
Nástroje
Hry jsou jedním z nejúčinnějších nástrojů pro úspěšné setkání. Doporučují se rychlé, levné, adaptabilní, nízkorizikové a participativní hry. Brainstorming je další nástroj, který slouží ke shromažďování informací a vysvětlení problému nebo situace. Mezi další nástroje pro efektivní setkání patří dotazníky, průzkumy, rozhovory a pracovní listy.
Charakteristiky
Efektivní setkání jsou nápadité, participativní, inovativní a poutavé. Začíná a končí včas. Někdo má přiděleno sledování minut a programu. Plánované přestávky se vyskytují v určených časech. Živé a pozitivní diskuse jsou podporovány. Účastníci mohou hodnotit schůzku. Účinné schůzky skončí přátelským poznáním s facilitátorem, což zajistí soulad mezi účastníky.
Frekvence a trvání
Peter Honey píše v knize "Zlepšete lidské dovednosti", že efektivní schůzky jsou ideálně prováděny nejvýše jednou týdně, obvykle pro tytéž účastníky. Nejúspěšnější schůzky jsou ukončeny za hodinu a obvykle nepřesahují dvě hodiny.
Význam
Špatně řízené schůzky mají negativní dopad na pracovní morálku, čímž se někteří stanou skeptičtí a pesimističtí, zatímco jiní se stanou apatiózní a nepozorní. Neúčinné setkání, poznamenává Barbara J. Streibel v knize "Příručka manažerů k efektivním setkáním", stojí společnosti miliardy dolarů každý rok ve ztracených příležitostech a ztraceném čase. Poškozují obraz organizace, vyzdvihují její neefektivní správu a snižují produktivitu. Účinná setkání zachovávají dva nejcennější zdroje společnosti: čas a talent. Spolupracující a efektivní schůzky energizují zaměstnance.
