Zápisy z jednání jsou organizovaným záznamem účastníků schůzky a diskutovaných témat. Zápisy slouží jako užitečný odkaz diskusí a rozhodnutí, jakož i podpůrný dokument pro interní doporučení.
Položky zahrnuté
Zahájení zápisů z jednání zahrnuje seznam účastníků. Zaznamenává také datum, čas a nastavení schůzky. Jak probíhá schůzka, témata jsou prezentována k diskusi a někdy hlasována nebo rozhodnutá. Následné minuty odkazují na účastníky, kteří se zabývají každým tématem. Zápisy rovněž zaznamenávají myšlenky prezentované k diskusi a představují každou klíčovou myšlenku. Hlasy nebo rozhodnutí, spolu s kroky zaměřené akce, jsou také zahrnuty v minutách.
Typy setkání
Účastníci neformálních schůzí pracovní skupiny nebo výborů často berou vlastní poznámky. Jeden člen může dokonce distribuovat přehled schůzky ostatním účastníkům. Organizované a strukturované zápisy z jednání se však obvykle používají pouze pro formální setkání. Záznamy jsou obvykle uchovávány pro schůze organizačních výborů, schůze správních orgánů, schůze vládních agentur nebo úřadů a veřejné setkání. Sekretář nebo správní personál obvykle bere poznámky a připravuje zápisy.
Referenční použití
Členové pracovních skupin nebo výborů často používají referenční body. Minuty vedou každou osobu, která se podílí na jejich úloze při provádění rozhodování. V kolektivních nastaveních, zápisy také pomáhají vůdcům, aby každý člověk zodpovídal za svou roli. Pokud člen týmu nedokáže uskutečnit dohodnutou akci, může být pokárán vůdcem. Zápisy ze schůzí vládních nebo veřejných organizací také splňují povinnost veřejných orgánů poskytovat informace obyvatelům, kterým slouží, a poskytovat záznamy o úředních činnostech.
Použití dokumentace
V některých případech se jako podpůrný dokument také používá minuty zasedání. Organizační výbory často diskutují o problémech, usneseních a akcích a poté formálně doporučí větší představenstvu nebo orgánu. Zápisy jsou často připojeny k podání, aby prokázaly rozhovory, které výbor vykonal. Na vysoké škole například školy nebo odbory vzdělávacích programů obvykle předkládají zápisy z jednání poradního výboru na podporu návrhů učebních osnov.
