Než se e-mail dostal do popularity, faxové přenosy představovaly jediný způsob, jak poslat písemnou komunikaci rychle. Mohli by poskytnout papíry a výtisky během několika málo minut přes stovky nebo tisíce kilometrů. Vzhledem k tomu, že e-mail byl rozšířen, některé společnosti zcela opustily faxové stroje. Přesto, faxy mají některé výhody přes e-mailovou komunikaci.
Problémy s papírem
Vzhledem k tomu, že faxové přenosy používají papír a e-mail, problémy s papírem znevýhodňují faxovou komunikaci. Podobně jako tiskárny mohou na faxových přístrojích docházet k uvíznutí papíru. Na rozdíl od tiskáren může dojít k uvíznutí papíru v jednom ze dvou strojů potřebných k dokončení faxového přenosu. Originál dokumentu může uvíznout v odesílajícím faxu, což může znamenat, že je dokument nepoužitelný, pokud je zaseknutý papír dostatečně tvrdý. Na přijímajícím konci může papír, který je natištěn, uvíznout ve faxovém přístroji a narušit celý proces. Příjemný stroj by také mohl vyčerpat papír a uživatel na tom konci nemusí uvědomit, že papír je nějaký čas pryč. Toto zpoždění by mohlo způsobit, že komunikace citlivá na čas se nezměnily celé hodiny nebo dokonce dny.
Jeden krok
Jedna z největších předností faxových přenosů nastává, když se osoba zabývá podepsaným dokumentem nebo dokumentem, který existuje pouze v tištěné podobě. Pokud chce tato osoba poslat dokument do e-mailu, potřebuje dokument zobrazit pomocí skeneru nebo multifunkční tiskárny. Uživatel pak musí upravit naskenovaný obraz před výběrem místa na pevném disku počítače, aby uložil naskenovaný dokument. Po odeslání e-mailu musí být k e-mailu připojen skenovací soubor. Naproti tomu osoba, která používá faxový přístroj, umístí dokument pouze do zařízení a dojde k zaslání několika klíčů příjemci.
Úpravy
Dokumenty zaslané e-mailem mohou být editovány uživatelem, zatímco dokumenty zaslané faxem nemohou. V situacích, kdy obě strany spolupracují na projektu, schopnost upravovat dokument usnadňuje tuto spolupráci, což oba uživatelé usnadňují rychlé změny. Pokud se obě strany účastní kontradiktorního vztahu, může být faxový přenos atraktivnější. Povaha hardwarového faxového dokumentu způsobuje, že změna dokumentu způsobuje obtížnější potírání nebo manipulaci s druhou stranou.
Kombinace
Mnoho počítačů a tiskáren dnes může posílat faxy i e-maily. To znamená, že digitální soubory mohou být odesílány z počítače do faxového zařízení, kde je dodáván jako tištěný dokument. Tyto počítače a tiskárny mohou také přijímat faxové přenosy z faxových přístrojů, které poskytují výhody faxu i e-mailu.
