Účetní transakce nejsou účtovány v hotovosti, ale na akruálním základě. To znamená, že transakce nastane, když k ní dojde, a to ne nutně při výměně hotovosti. Příjem nebo platba hotovosti může být samostatnou transakcí od okamžiku, kdy bylo zboží prodáno, provedeno koupě nebo mzdy získané zaměstnancem. Každá transakce je zaznamenána v deníku nebo v knize a podnik bude pravidelně chtít tyto knihy uzavřít, aby zjistil, jak to funguje.
Akruální účetnictví
Účetní období je obvykle měsíc, čtvrtletí nebo rok. Akruální účetnictví vykazuje transakce v období, které ovlivňují výnosy nebo náklady. Materiály mohou být například zakoupeny za jeden měsíc, ale za následující měsíc nejsou zaplaceny. Musí být však uznány v prvních měsících, protože budou použity k vytvoření zboží, které má být prodáno za účelem dosažení příjmů. Po zaplacení se uskuteční samostatná transakce.
Co je to transakce?
Transakce je každá událost, která se odehrává v podniku a má dopad na peníze. Nákup dodávek, prodej zboží a zaměstnanec, který pracuje a získává plat, jsou příklady obchodních transakcí. Každá z nich musí být zaznamenána ve vhodném časopise s debetním a úvěrovým záznamem ve stejné výši. Chcete-li debetovat účet, je obvykle k tomu přidávat. K úhradě je nutné částku z ní odebrat.
Hlavní kniha
Jakmile jsou transakce zaznamenány v příslušných časopisech, pak se zaznamenávají do hlavní knihy. Nejjednodušší je uvažovat o hlavní knize jako o podrobné zprávě o denních transakcích. Tyto transakce jsou zaznamenány v chronologickém pořadí.
Zavření Knih
Na konci účetního cyklu budou muset být knihy uzavřeny, aby mohl začít nový cyklus. Upravení zápisů v denících bude zapotřebí provést za účelem zaznamenání jakýchkoli částek, které jsou načítány za období, které ještě nejsou uvedeny, a odebrání případných položek odložených. Uzavření časopisů se bude muset provést, aby se zbavil účet příjmových a výdajových účtů, přičemž tyto částky byly připsány na výnosy a nerozdělený zisk.
Další důvody pro zavření knih
Při uzavírání záznamů jsou částky zaúčtovány do výnosů a nerozděleného zisku. To pomáhá vytvářet finanční výkazy, aby podnik mohl posoudit jeho obecný výkon. Existují tři základní typy účetních závěrek: rozvaha, výkaz zisku a ztráty a výkaz peněžních toků. Dalším důvodem uzavření knih je zjištění chyb. Přidáním debet a kreditů se zobrazí závažné chyby, protože součty musí vždy odpovídat.
