Dobrovolníci nabízejí své služby svým výhodným charitativním organizacím, církvím a dalším organizacím zdarma. Přestože dobrovolníci dobrovolně poskytují svůj čas, mnoho organizací nechce, aby jejich dobrovolníci museli platit dobrovolně, protože používají svůj vlastní benzín a vozidla, aby se dostali do své dobrovolnické práce a někteří dokonce využijí své osobní vozy k provedení práce. Pokud si ho organizace může dovolit, bude často platit dobrovolníkům za jejich cestovní výdaje. Je však třeba věnovat pozornost tomu, aby dobrovolník nevytvořil daňovou povinnost.
Formulář W-9
Formulář W-9 je žádostí o identifikační číslo daňového poplatníka. V případě dobrovolníků by to bylo jejich číslo sociálního zabezpečení. Vyžaduje také počet výjimek, které má dobrovolník. Pokud organizace nabídne dobrovolníkům náhradu, musí být tento formulář vyplněn. Pokud úhrady zůstávají nedaňovatelné, pak informace nebudou potřebné, s výjimkou účetnictví organizace, aby se ukázalo, komu byla uhrazena náhrada.
Náhrada
Aby nebyly považovány za příjmy, musí být uhrazeny skutečné cestovní výdaje, které lze doložit podle odpovědného plánu. To znamená, že dobrovolníci potřebují dokumentaci výdajů a vrácení veškerých nákladů na skutečné výdaje. Dokumentace musí ukázat čas, místo, obchodní účel a výši nákladů.
Výdaje na dopravu
Náklady na dopravu jsou určeny na místní cestovní náklady. Ačkoli se to obvykle děje v autech, může to zahrnovat letenky, autobusové jízdenky, kyvadlovou dopravu a taxi. Také veškeré mýtné a poplatky za parkování. Pro cestování v osobním vozidle může být obtížné určit skutečné náklady na věci, jako je výměna oleje nebo plnění benzinu. Je snadnější vrátit dobrovolníka na míli až do federální standardní míry úhrady kilometrů.
Cestovní odpočty
Federální vláda stanovuje sazby náhrady za podnikání, charitativní, lékařské jmenování a pohybovat míle každý rok na základě nákladů na provoz vozidla. Pokud se dobrovolníkům hradí více než federální sazba, přebytek se považuje za příjmy, v takovém případě by byly potřebné informace o formuláři W-9. Pokud je dobrovolník proplácen nižší sazbou, dobrovolník také může požadovat rozdíl mezi skutečnou sazbou úhrady a federální sazbou jako odpočet daně z federálních daní.
