Angry obchodní dopisy jsou napsány nespokojenými spotřebiteli nebo zaměstnanci, kteří hledají nějaký druh změny nebo finanční odměny. Velká část rozzlobeného dopisu, nazývaného obvykle stížnost, zahrnuje přezkoumání skutečností a událostí vedoucích k nespokojenosti. Pokud má spisovatel dopisu skutečně angažovat společnost v konstruktivním rozhovoru, dopis musí zůstat profesionální po celé.
Použití faktografických prohlášení
Uveďte fakta do dopisu, nikoliv předpoklady nebo názory. Uveďte, co vytváří frustraci, hněv nebo strach. Použijte skutečnosti, které popisují podrobnosti o tom, co se stalo v chronologickém pořadí. Zatímco uvedete skutečnosti, nedělejte si názory nebo emoce. Dopis je profesionálnější, a proto účinnější, s emocími, které jsou co nejvíce vyloučeny.
Například: "Poplatky za moje letecká společnost jsou účtovány za tři zavazadla. Můj vstupenka obsahuje pouze jednu zavazadlovou tašku." Tato prohlášení jsou věcná, protože jsou prokazatelně doloženy dokladem o faktuře a lístku.
Jakmile jsou fakta uvedeny, vysvětlete, proč to vyvolalo hněv a frustraci. Zdržujte se od jmenování, profanity a obviňování. Například: "Ty mi krást peníze s těmito nelegálními poplatky," jen zhoršuje problém. Prokázání krádeže je mnohem těžší než požádat společnost, aby převzala odpovědnost za chybu a automaticky ji postavila na obranu.
Jasné a stručné
Majitelé podniků, manažeři a oddělení služeb zákazníkům nemají čas číst román. Přestože je důležité zajistit, aby byly přenášeny relevantní skutečnosti, zachovávání věcí jasné a stručné vede čtenáře v práci. Přemýšlejte o stížnosti jako shrnutí vědeckého experimentu; do experimentu je spousta informací, které jsou stručně shrnuty a na konci jsou nakresleny závěry. Stížnost dopisu dělá totéž shrnout fakta a uvést uzavřené emocionální strach.
Příklad, jak vyjádřit svůj hněv, je: "Jsem si jist, že můžete ocenit frustraci, kterou naši rodina zažila, když jsme si uvědomili, co se děje." Tento přístup usiluje o empatickou reakci spíše než o obrannou reakci.
Žádost o akci
Jen málo lidí napsal dopis pouze k odvzdušnění; akce a řešení jsou obvykle konečné cíle. Například zaměstnanec s problémem s hanlivými poznámkami od spolupracovníka s největší pravděpodobností chce vidět změny firemních zásad a disciplinárního protokolu. Příkladem dopisu pro spotřebitele může být, když je hotelový host chybně účtován za různé vybavení; rychlá náhrada je zamýšlený výsledek.
Tyto touhy a žádost o akci jsou jasně uvedeny na konci hlavního orgánu těsně před uzavřením. Některá písmena také uvádějí požadovaná rozlišení na začátku dopisu a na konci je opakují. Uschovejte zdrženlivé a stručné požadavky na akce stejně jako zbytek dopisu. Nastavte požadované rozlišení tak, aby čtenář pochopil očekávání - to nezaručuje nic, ale začne konverzace.
Například: "Na základě výše uvedených skutečností poskytněte v následujících dvou pracovních dnech plné vrácení všech nesprávných poplatků." Čtenář ví, co chcete.
Slušný závěr a kontaktní informace
Zavřete dopis tím, že poděkujete čtenáři, že jste si udělali čas, abyste vše přezkoumali a porozuměli jim. Použijte standardní uzavření, jako například "Děkuji" nebo "Pozdravy", za kterým následuje vytištěné jméno a kontaktní informace. Zajistěte korekturu dopisu pro pravopisné a gramatické chyby a získejte čestný pohled na tón, abyste zajistili, že zůstane profesionální.
Vezměte na vědomí všechny přílohy s písmenem zadáním "Krabičky" pod kontaktními informacemi oddělujícími dva bloky řádkovaným prostorem. K příslušným přílohám patří příjmy, korespondence, obrázky nebo jiné tištěné důkazy, které podporují váš případ.
