Formální zprávy jsou důležitými dokumenty a jako takové se spoléhají na to, že obsahují konkrétní informace, psané v určitém formátu pro rychlé a snadné odkazy a použití. Většina formálních zpráv následuje po zadaném pořadí obsahu, který označuje problém nebo problém, návrhy na nápravu a / nebo opravné prostředky, které již byly uplatněny, důsledky kroků podniknutých k vyřešení problému nebo problému a dalších relevantních detailů. V závislosti na předmětu formální zprávy mohou být tyto centrální komponenty různě uspořádány s různým zaměřením. Po několika krocích zajistí správně formátovaný přehled.
Nejprve vytvořte titulní stránku. Uveďte název projektu, vaše jméno / jméno navrhovatele, typ připravené zprávy a datum formální zprávy. Vycentrovat tyto informace na stránce a použít větší, ale formální písma.
Napište "Shrnutí". Držte jej na jednu stránku v délce. Zahrnout dopředu s uvedením problému nebo problému a jeho kontextu. Uveďte jakýkoli přidružený technický problém, úkol nebo úkol dokončen nebo dokončen. Vyčíst technické otázky spojené s úkolem a rétorický účel pro podniknutí problému nebo problému.
Dokončete "Shrnutí" se stručným shrnutím. Uveďte hypotézu nebo cíl projektu, metody nebo postupy pro jeho řešení a výsledky. Zahrňte vyvozené závěry, organizační doporučení a veškeré následné aktivity, které jsou vyžadovány, a popište všechny související výhody a jejich náklady.
Vytvořte "obsah" dále. Použijte standardní pravidla pro psaní obsahu. Upravte název, uveďte referenční obsah a jeho doprovodnou stránku.
Pomocí následující stránky napište "Úvod". Uveďte problém nebo problém, který původně vyvolal akci, a to je příčinou této zprávy. Napište tělo akce nebo přiřazení, které je zdrojem sestavy. Odhalte čtečce formát / strukturu zbývající části zprávy.
Uveďte další stránku "Pozadí". Uveďte zde doposud provedené kroky k řešení problému / problému. Zahrňte libovolné zdroje literatury, které jsou podkladem pro prohlášení problému / problému nebo pro něj potvrďte. Zadejte zde také, jak bylo provedeno, co bylo v souladu s předepsaným úsilím o jeho řešení a zmínit zde všechny stanovené pokyny, které jste následovali.
Napište další stránku tak, aby obsahovala "Diskuse o výsledcích". Uveďte, co se naučil, nebo je třeba, a ospravedlňte své závěry založené na "pozadí," teorii a procedurách.
Uzavřete hlavní část zprávy se stránkou "Závěr" nebo "Syntéza". Jednoduše zopakujte problém / problém, který způsobil akci a hlášení, a zaškrtněte hlavní body a doporučení. Zahrnout poslední stránku nazvanou "Odkazy" a volitelně v případě potřeby i "Přílohy".
Tipy
-
Udržujte sekce krátké a rozdělené do krátkých odstavců pro rychlé čtení.
Varování
Odolajte nutkání zahrnout různé, nesouvisející informace.
