Pokud interní vyšetřování vede k disciplinárnímu nebo právnímu postupu, budete muset napsat zprávu o vyšetření, abyste podpořili svůj případ. Prezentace zjištění jasně a věcně dokáže vytvořit nesporný rekord, zatímco špatně napsaná zpráva má potenciál oslabit váš případ. Každý majitel firmy by měl vědět, co má zahrnout do zprávy o vyšetřování a jaký formát by měl přijmout.
Základy
Zpráva o vyšetřování slouží k poskytnutí skutečností a někdy vydává doporučení založená na skutečnostech a povaze obvinění. Stručnost a objektivita jsou stejně zásadní, jako přesná informovanost o tom, že se stává důvěryhodností. Formální osnovu ve stylu zprávy napsané v první osobě také přidává důvěryhodnost. Při dlouhých přehledech může obsah a očíslované stránky usnadnit nalezení konkrétních informací. Zahrnutí titulní stránky, dokonce i pro krátkou zprávu, je důležité pro ochranu soukromí.
Otevřením sekcí
První část zprávy by měla obsahovat základní informace, jako jsou jména odesílatele a příjemce, a řádek tématu, který identifikuje předmět šetření. Ve druhé části označte stěžovatele, popište obvinění nebo tvrzení, upřesněte datum zahájení a ukončení šetření a určete zdroje informací a důkazů použitých k vedení vyšetřování nebo sestavení zprávy. Seznamy s odrážkami jsou užitečné pro snadnější čtení informací v této části.
Vyšetřovací fakta a zjištění
Prezentujte faktická zjištění v seznamu s odrážkami, v narativních odstavcích nebo v kombinaci obou. Nálezy by měly popsat každý krok vyšetřování v chronologickém pořadí a zahrnout data a časy, kdykoli je to možné. Ačkoli můžete zahrnout podpůrné důkazy do části nálezů, odkazování a následné připojení důkazů jako exponátů na konci zprávy je často lepší volbou, neboť nepřeruší tok zpráv. Zahrnuje svědecké výpovědi, fotografie, e-maily z videí, dokumenty a naskenované soubory.
Závěr
Ukončete zprávu jedním nebo více odstavcovými odstavci, ve kterých shrnete vyšetřování a případně doporučte, jak postupovat kupředu. Shrnutí by mělo zahrnovat prohlášení o porušení a poskytnout dostatek informací, že čtenář pochopí, co dokládá vyšetřování, aniž by si přečetl celou zprávu. Doporučeními by měly být kroky, které odpovídají závažnosti obvinění, předloženým důkazům, právním důsledkům a vašemu kodexu chování nebo politice chování zaměstnanců.
