Ať už pořádáte podnikové ustoupení, házení večírku pro dobročinnou organizaci nebo hostování politické konference, která prokazuje skutečnou úctu a laskavost všem vašim hostům, zajistí, že vaše akce bude úspěšná. Přivítání významných hostů však vyžaduje více plánování a pozornosti. Od etikety večeře až po úvodní projevy na ubytování je důležité pomoci svým hostům cítit se pohodlně, respektovat a ocenit. Současně mohou být i vyznamenaní hosté odkláněni tlakem nebo neustálým tlakem na zapůsobení. Naplánujte akci tak, aby váš host měl čas uvolnit a nabít mezi schůzkami, jídly a zasedáními.
Pozdravte svého hosta osobně. Ať už se setkáte s významným hostem na letišti nebo těsně před formálním obchodním setkáním, pozdravte ho s přátelským handshake a krátkým úvodem. Pokračujte v představení svého doprovodného spolupracovníka. Můžete například říci: "PaníDůležitý host, chtěl bych vás seznámit s reklamním zástupcem naší organizace, Jack Jack."
Prezentujte svého hosta s programem událostí, který popisuje časy setkání a umístění, organizovanou stravu, skupinové aktivity a prostoje. Oslovte svého hosta se schůzem nebo zařízením události a pokračujte v seznámení se s partnery, se kterými narazíte během procesu.
Zajistěte svůj host jako pohodlný. Pokud vaše událost vyžaduje ubytování přes noc, rezervujte si hotel v dostatečném předstihu. K dispozici máte kopii agendy události v místnosti, stejně jako kontaktní informace pro sebe a další plánovače událostí. Kromě toho se ujistěte, že vaše zasedací místnosti jsou čisté, organizované a dobře označené.
Řiďte se sedacími etikety na formální večeře. Váš význačný host by měl sedět napravo od hostitele. Místní karty mohou být použity k identifikaci uspořádání sedadel pro hosty.
Napište a vyhotovte krátký, ale profesionální projev, který představí svého významného hosta, pokud má naplánované vystoupení na setkání, oběd nebo večeři. V opačném případě uvítajte svého hosta s stručnými poznámkami týkajícími se jeho pozice nebo pocty na jakémkoli setkání nebo události, ve které je účastníkem. K úvodnímu projevu je třeba předem připravit a vypracovat krátký biografický náčrt svého řečníka a prozkoumat jeho pověření, úspěchy a vyznamenání. Úvodní řeč by se měla zabývat daným tématem, relevantností tématu a krátkým přehledem pověřovacích listin řečníka. Uložte své jméno naposledy, oba budovat hybnou sílu a jako znamení pro publikum, aby přivítal hosta.
