Jak spustit inventář církve

Inventář pro náboženské organizace může být jak fyzickými předměty, tak i dovednostmi členů sboru ochotných věnovat svůj čas. Ti, kteří chtějí darovat svůj čas a odborné znalosti, by měli být vysvětleni, aby mohli být řádně využíváni ve prospěch církve. Fyzická akceschopnost církve by měla být dokumentována písemně s dokumenty uloženými bezpečně na více místech. Několik lidí může pomoci připravit počáteční církevní inventář, ale údržba a bezpečné skladování by mělo být přiděleno jednomu navrhovateli. Shromažďování počátečního inventáře by mohlo trvat tak dlouho, dokud by týden a ročního odsouhlasení inventáře nemělo trvat déle než jeden den nebo dva. Tento projekt vyžaduje pozornost k detailům.

Položky, které budete potřebovat

Software tabulkového procesoru
Internet
Tiskárna / kopírka
Schránka
Tužka
Štítky

Inventář fyzických položek

Získejte formulář hotového církevního inventáře z Internetu nebo vytvořte vlastní pomocí softwaru pro práci s tabulkami. V horní části formuláře uveďte název a mezery vaší organizace, a to jak pro číslo listu, tak pro název umístění. Pod tímto názvem vytvořte sloupce s názvem "Sériové číslo", "Popis položky", "Získané datum", "Počáteční hodnota" a "Udržovat / odstranit." Vytiskněte dostatečné množství kopií formuláře, které chcete použít v každé místnosti kostela a připojte se do schránky.

Rozlišujte mezi spotřebním materiálem a vybavením a zaznamenávejte částku dolaru, která kvantifikuje rozdíl. Například položky s cenou nižšími než 500 dolarů jsou považovány za zásoby, zatímco položky s cenou nad 500 dolarů každý jsou považovány za vybavení. Vzhledem k její hodnotě by mělo být zařízení inventarizováno, pokud není zapotřebí dodávky zásob.

Vytvořte postupný seznam sériových čísel pomocí softwaru tabulkových procesorů a vytiskněte čísla na jeden štítek. Poprvé, kdy je zásoba odebrána, by se sériová čísla měla nacházet ve formátu čísla jedinečného roku. Jedinečné číslo je číslo, které se bude postupně měnit, například: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Začněte v jedné místnosti a identifikujte všechny položky, které se považují za zařízení. Jakmile je identifikován, připojte na spodní část každé položky štítek se sériovým číslem, aby bylo možné sledovat položky.

Poznamenejte si číslo listu a název místnosti pomocí formulářů inventáře ve schránce. U každé položky sériového čísla zaznamenávejte data do všech polí obsažených ve formuláři inventáře.

Pole s popisem by mělo mít přehled o poloze. Sériové pole by mělo obsahovat číslo, které jste připojili ke spodní části položky. Při získání počáteční informace o zásobách nemusí být datum a počáteční hodnota k dispozici. Pokud ano, vyplňte formulář odpovídajícím způsobem. Pokud tomu tak není, zapište aktuální datum do pole získaného data a odhadněte hodnotu. Pokud je položka zachována, jednoduše zaškrtněte políčko. Pokud je likvidován, zaznamenávejte datum likvidace.

Přesuňte se z místnosti do místnosti a opakujte kroky 4 a 5. Při změně umístění nezapomeňte pokračovat v zaznamenávání čísla listu a názvu místnosti v horní části každého listu.

Vytvořte jednotlivé kopie vyplněných formulářů inventáře. Umístěte jednu kopii v pořadí podle čísla listu do tříkroužkového pojidla. Umístěte jedno pojivo na bezpečné místo mimo provoz a druhé na místě v administrativní kanceláři. Postupy inventarizace postupujte nejméně jednou ročně.

Inventář dovedností

Získejte připravený kostelní dobrovolnický formulář z Internetu nebo vytvořte vlastní pomocí tabulkového software. Zahrnout pole pro "Jméno", "Adresa", "Telefonní číslo", "E-mailová adresa", "Dostupné dny" a "Dostupné hodiny za týden". Ve sloupci dolů na stránce zadejte požadované množiny dovedností nebo rolí a pokyny pro dobrovolníky k okruhu zainteresovaných oblastí, jako je například řidič autobusu, dobrovolník stravovacích služeb, koordinace činností a správce dárců potravin.

Distribuujte formulář během nedělní školy nebo kostelní služby, nebo jej pošlete e-mailem s žádostí o jeho návrat na určité místo v určitém termínu nebo před ním.

Vložte formuláře do tříkruhového pojidla nebo pro snadné použití vytvořte digitální databázi s osobními informacemi a zájmy dobrovolníků. Tímto způsobem může být přímý kontakt se zainteresovanými členy sboru a administrativní pracovníci mohou přesně vidět zdroje dostupné kostelu.

Distribuujte nové formy dobrovolníků nejméně jednou ročně. Pokud nejsou aktualizované formuláře vráceny osobě, která je předtím vyplnila, kontaktujte telefonicky a zjistěte, zda by ještě chtěli věnovat svůj čas v oblastech, které dříve zaznamenali, a odpovídajícím způsobem provedli změny.

Tipy

Převedení dat fyzického inventáře do digitální tabulky poskytuje třetí bod úschovy.

Přidáním nových položek do inventáře, jakmile se objeví, zajistí, aby jejich datum pořízení a počáteční hodnota byly řádně zaznamenány.

Formulář dobrovolníka každoročně přezkoumejte tak, aby obsahoval nové dovednostní sady nebo pozice.