Nepotřebujete zelenou kancelář, která ušetří čas, energii a zdroje ve vaší obchodní komunikaci. Ujistěte se, že dva lidé obdrží stejnou zprávu co nejefektivněji tím, že se obracejí do stejného obchodního dopisu.
Když máte dva adresáty
Představte si, že máte rozhovor pro vaše vysněné zaměstnání. Když vstoupíte do kanceláře manažera nájemného, zjistíte, že máte rozhovor se dvěma manažery, nikoli s jedním. Jednoduchý adresát obou manaţerů je jen mnohem jednodušší než vytvoření dvou samostatných dopisů. V tomto případě oba manažeři získávají stejnou zprávu - že máte zájem o práci a oceníte si čas. V jiném případě byste možná chtěli adresovat obchodní dopis dvěma lidem, kteří se nacházejí na různých místech, a to je dokonale přijatelné a dokonce ještě lepší, když chcete oběma adresátům doručit stejnou zprávu.
Formát
Formát vašeho obchodního dopisu pro dvě osoby je stejný jako u jedné osoby. Horní řádek by měl obsahovat datum, pak dva řádky dolů jsou vaše jméno a návratová adresa. Přeskočte další dva řádky a použijte jeden řádek pro jméno a název adresáta, adresu ulice a číslo apartmánu, následované městem, státem a ZIP. Když přidáte další osobu, začněte informace druhého adresáta o dva řádky dolů od prvního adresáta. Vždy ověřte pravopis, titul a poštovní adresu každého adresáta - pokud potřebujete, požádejte recepční o správné informace. Mnoho firem má specifické poštovní adresy, které se mohou lišit od fyzické polohy společnosti.
Správný řád
Když píšete obchodnímu dopisu dvěma lidem, postupujte podle stejného protokolu pro zavedení podniků. Seznam adresátů je snadný, pokud píšete generálnímu řediteli a vedoucímu oddělení: jméno a poštovní adresa generálního ředitele by měla být uvedena nejprve na základě organizační hierarchie. Pokud neznáte jejich příslušné pozice, zadejte jména v abecedním pořadí podle příjmení osoby.
Pozdrav
Psaní obchodního dopisu vyžaduje formální tón, například "Milý pan Smith" nebo "Milá paní Jonesová". Když píšete na dva muže, použijte množné číslo panu, kterým jsou pánové. Například začněte svůj dopis s "Milí pánové Smith a Jackson". Sledujte také interpunkci. Tloušťka po pozdravu je formální a čárka je neformální. Samozřejmě, pokud jste na základě jména s oběma adresáty, použijte "Dear Sue and John" s čárkou.
S pozdravem nebo s pozdravem?
Uzávěrka, kterou zvolíte pro svůj obchodní dopis dvěma lidem, může také záviset na tom, jaký vztah máte k obojímu a druhu podnikání. "S pozdravem", "Tvůj opravdu" a dokonce "laskavý", jsou profesionální způsoby, jak uzavřít váš dopis, ale "upřímně", je široce přijímaný jako standardní a správné uzavření. Společné vojenské uzavření je "Velmi úctivo", ale pokud píšete dopis po pohovoru, "Děkuji za váš názor", dodává pěkný dotek.
