Efektivita je klíčová právě v jakémkoli kancelářském nebo obchodním prostředí. Organizování je dovednost, která bude prospěšná pro jakékoliv kancelářské prostředí. Jedna věc, kterou byste chtěli zlepšit, i když zjistíte, že jste obecně organizováni, jsou vaše postupy podávání a údržby dokumentů. Můžete strávit hodiny vyhledáváním důležitých dokumentů, pokud není k dispozici systém pro jejich správu. Schopnost získat potřebné dokumenty, když jste pod tlakem, je zásadní. Ačkoli některé pracoviště mohou mít skutečné fyzické soubory, převážná většina podání dokumentů se děje v počítači.
Pojmenování
Označte všechny soubory a složky konzistentním způsobem. Nerozmenujte některé z nich podle data a jiné podle názvu projektu. Ujistěte se, že každý soubor konkrétního projektu má v názvu něco jedinečného. Vytvořte hlavní složku projektu s snadno identifikovatelným jménem. Rozdělte tuto složku do podsložky s jasnými názvy, které můžete použít k zobrazení jména těch, kteří na ní pracují nebo jiných potřebných věcí.
Uložení
Uložte podobné dokumenty dohromady. Pokud pracujete na konkrétním projektu, uložte všechny dokumenty do stejné hlavní složky v počítači. Je to efektivnější a logičtější než ukládání všech tabulek nebo celé grafiky na různých místech. Když se snažíte podrobněji sejít, kliknete na projekt.
Obsah
Než začnete s podáváním dokumentů, věnujte pozornost obsahu. Neposílejte všechny informace, které vám byly zaslány. To bude znamenat více času později přes zbytečné věci. Pokud je dokument relevantní pro váš konkrétní projekt, uložte jej. Pokud tomu tak není, vyjměte jej z počítače.
Postavení
Samostatné dokumenty, které jsou součástí probíhajících prací z dokumentů, které jsou pro dokončenou práci a jsou uloženy pouze pro účely referencí a záznamů. Využijte systém složek. Uložte aktuální dokumenty na snadno přístupném místě, například v počítači. Jakmile je práce dokončena, přesuňte ji do složky projektu, ve které uložíte dokončené práce. Upravte tuto metodu tak, aby vyhovovala vaší firmě.
