Správa dokumentů je proces, který organizace používají k vytváření, kontrole, zabezpečení, ukládání, načítání, sdílení a zničení dokumentů ve všech jejich podobách. Ve věku šíření informací, rychlých technologických změn a bezpečnostních problémů musí organizace, které vytvářejí systémy správy dokumentů, zvážit nejen dobré obchodní praktiky, ale i pravidla, předpisy a normy vyhlášené vládními a mezinárodními orgány.
Subjekty vytvářející pravidla: finanční
Četné federální subjekty vydávají předpisy, které vyžadují, aby organizace dodržovaly pravidla správy dokumentů. Následující je shrnutí těchto subjektů, typy organizací, které ovlivňují, a statut nebo nařízení.
Komise pro cenné papíry a burzy v SEK 17a-4 poskytuje pravidla pro správu dokumentů pro makléře, analytiky a další subjekty, které se zabývají výměnou cenných papírů.
Zákon Sarbanes-Oxley v oddílech 404 a 409 ovlivňuje správu dokumentů všemi veřejně obchodovanými společnostmi, účetními firmami, auditory a obchodníky s cennými papíry.
Kontrolní zúčtování pro zákon o 21st. Století (kontrola 21) upravuje kontrolu transakcí a vztahuje se na bankovní sektor. Je spravována Federální rezervou.
Gramm-Leach Bliley Act chrání finanční informace spotřebitelů v držení finančních institucí a je spravován několika federálními agenturami.
Pravidlo 302 NASD (Pravidla 3010) a Pravidlo 342 (New York Stock Exchange - NYSE) jsou spravovány Komisí pro cenné papíry a burzu a regulují požadavky na vedení záznamů, které se týkají elektronických komunikací pro členy těchto dvou organizací.
Pravidla zdravotní péče
Zákon o přenositelnosti a přístupnosti zdravotního pojištění (HIPAA) se vztahuje na takové skupiny jako lékaři, nemocnice, pojišťovny a zaměstnavatelé zabývající se sestavováním nebo přenosem informací o pacientech. Spravuje ho Ministerstvo zdravotnictví a služby pro lidská práva v USA.
21 CFR 11 je část Kodexu federálních předpisů, kterou spravuje Úřad pro potraviny a léčiva v USA a zabývá se elektronickými záznamy a elektronickými podpisy. Tato část ovlivňuje zdravotnické a farmaceutické společnosti.
Vojenské předpisy
Ministerstvo obrany (oddělení obrany 5015.2, verze 2) definuje požadavky na software pro správu záznamů zakoupený Ministerstvem obrany. Jiné vládní subjekty také používají tento standard pro svůj software pro správu záznamů.
Další federální pravidla
Federální řád občanského soudnictví řídí, jak právnické firmy zpracovávají informace související se soudními řízeními.
Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 stanoví pravidla pro elektronické ukládání a přenos informací daňových poplatníků a ovlivňuje odvětví finančních služeb.
Potřeba pravidel
Američané jsou závislí na regulačních agenturách, aby zajistily ochranu, aby zajistily ochranu osobních údajů, ochranu finančních transakcí a náležitý dohled nad těmi, kdo mají kontrolu nad národními potravinami, drogami, finančními a zdravotními aktivy. Informační infrastruktura státu je nezbytná pro její obranu a musí být chráněna také.
Standardizace správy dokumentů přesahuje Spojené státy. Nevládní subjekty, jako je Mezinárodní organizace pro normalizaci a API správy otevřených dokumentů, pracují na standardizaci a sdílení procesů pro systémy správy dokumentů, aby zajistily bezpečnost a dostupnost informačních záznamů, kdykoli jsou potřebné.
