Interní kontroly jsou politiky a postupy, které společnosti používají k předcházení chybám a podvodům, které mohou zahrnovat krádeže, zpronevěry, falešná nebo matematické chyby ve finančních dokumentech. Nemusíte být certifikovaným veřejným účetním nebo mít finanční titul pro zavedení užitečných vnitřních kontrol ve vaší firmě nebo pro stanovení zásad pro vaše zaměstnance.
Zkontrolujte spolužáky a autorizované signatáře
Jednou z nejběžnějších vnitřních kontrol pro malé podniky je požadavek, aby kontroly byly společně podepsány. To pomáhá tomu, aby jedna osoba nemohla psát šek sám nebo schvalovat nevhodnou platbu. Pokud váš podnik zapíše mnoho kontrol každý měsíc, můžete zavést politiku, která vyžaduje pouze dva podpisy na šeky, které jsou více než jistá částka dolaru, například 500 dolarů. Ujistěte se, že máte ve své bance podpisovou kartu s podpisy autorizovaných podepsaných osob. To umožňuje bankovní kontrole podpisů před placením jakékoli kontroly.
Bankové vyrovnání
Mnoho podniků zaznamenává všechny své platby a příjmy v hlavní knize, což je záznam o finančních transakcích společnosti. Záznamy v knize jsou založeny na písemných šecích, platbách v hotovosti a v hotovosti, elektronických vkladech nebo platbách plateb kreditní kartou. Chcete-li pomoci při odstraňování matematických chyb a podvodných záznamů, proveďte bankovní odsouzení každý měsíc porovnáním bankovního výpisu s vaší hlavní knihou. V bankovním výpisu budou zahrnuty veškeré vklady, které jste učinili nebo obdrželi elektronicky, a zobrazíte všechny platby, které jste učinili. Bude také zahrnovat veškeré bankovní poplatky, které jste zaplatili, což vám umožní zahrnout do své hlavní knihy.
Postupy při zadávání zakázek
Ujistěte se, že při nákupu získáte co nejvyšší hodnotu, vytvořte interní ovládací prvek, který nastavuje zásady nákupu. To může zahrnovat pouze použití schválených dodavatelů, vyžadující konkurenční nabídky od dodavatelů nebo provádět kontrolu cen několika prodejců před výběrem jednoho. Může to zahrnovat požadavek na správce kanceláře, aby si před objednáním kancelářských potřeb, nábytku nebo jiného vybavení prohlédl ceny v několika kancelářských prodejnách.
Politiky úhrady
Vytvořte formální politiku výdajů na zaměstnance, která pomůže snížit vysoké náklady na cestování, ubytování, zábavu a stravování. Pokud povolíte zaměstnancům, aby si při účasti na konferencích nebo veletrzích rezervovali své vlastní cesty a ubytování, mohli si rezervovat lety a pokoje, které jim přinášejí nejvíce bodů odměny, spíše než při výběru nejlevnějších rezervací. Požadovat, aby všechny cestovní výdaje byly schváleny školitelem v předstihu a aby všechny formuláře pro úhradu nákladů zahrnovaly potvrzení.
Audity
Návštěvy třetích stran, nákupy, finanční záznamy, časové listy, náhrady výdajů a další obchodní aktivity mohou pomoci při odstraňování chyb a podvodů. Interní audity umožňují jednomu zaměstnance nebo oddělení přezkoumat práci jiného. Externí audity přimějí externího dodavatele nebo firmy, aby přezkoumali práci vašich zaměstnanců. To může zahrnovat přijetí certifikovaného veřejného účetního, který bude každý měsíc nebo čtvrtletí kontrolovat vaše knihy. Provedení kontroly inventáře vám pomůže zjistit, zda máte problém s krádeží, nadměrným doručením nebo zlomením.
