Plánování je jednou z těch světských administrativních úkolů, které nikdo nechce dělat; ale neúspěch při vytváření systematického způsobu záznamu důležitých dat a mezníků může zničit nejlépe stanovené plány. Hlavní kalendář by měl obsahovat důležité data, měl by být automatizován a měl by obsahovat systém tickler, který by informoval lidi o nadcházejících datech. Abyste mohli efektivně vytvářet hlavní kalendář, musí být intuitivní, efektivní a mít dobře napsané postupy pro všechny uživatele.
Určete jednu osobu, aby byla zodpovědná za údržbu a zálohování. Tato osoba by měla být zodpovědná za přezkoumání a zadávání klíčových dat v kalendáři před distribucí.
Zadejte konečné termíny a termíny. Konečné termíny jsou možná nejdůležitějším důvodem pro vytvoření a udržování komunálního mistrovského kalendáře. Tyto datumy by měly vyniknout a být zadávány tučným písmem, barevnými nebo všemi čepicemi.
Spolupracujte s odborníky a pracovníky s podporou, abyste určili termíny termínu před termínem. To závisí na činnosti a organizaci. Například možná budete chtít poskytnout připomenutí jeden týden před zasedáním s velkými rozpočty. Skupinová šťastná hodina však může vyžadovat připomenutí pouze jednu hodinu před událostí. Budete také chtít postavit včas na cestu, pokud událost není v okamžité kanceláři.
Určení procesu informování uživatelů o změnách. Může to být formální nebo neformální proces. Nicméně by mělo být jasně popsáno v postupech. Budete také muset poskytnout způsob, jak tuto změnu potvrdit. Mohlo by to být rychlá zpráva s žádostí o potvrzení všem zaměstnancům nebo účastníkům setkání.
Poskytněte možnost zahrnout další data. Následná data jsou data, která vzniknou v důsledku další schůzky. To znamená, že jsou připojeny k původní schůzce. Příkladem by bylo AR (nutná akce), aby finanční prostředky byly dokončeny před příštím zasedáním. Schopnost připojit data sledování na původní setkání je dobrým způsobem, jak automatizovat proces a zvýšit efektivitu na příští schůzi nebo událost.
Vytiskněte hlavní kalendář na denní i týdenní úrovni a distribuujte. To je volitelné v závislosti na organizaci.
Umístěte kalendář na centrální místo. To může být online, ve sdíleném souboru nebo na sdílené tabulce.
