Profesionálové, například účetní a právníci, často píší klientům dopisy týkající se důležitých obchodních záležitostí. Firma musí dodržovat určité postupy, aby poskytla jasné, účinné dopisy klientů. Profesionálové píší klientské dopisy pro řadu účelů, které zahrnují přijetí nového klienta, diskusi o obchodní záležitosti nebo poskytování poradenství. Napište klientovi dopis profesionálně a učiňte jej snadno čitelný, s jasným účelem, který čtenář pochopí.
Použijte hlavičkový papír. Většina profesionálních firem používá hlavičkový papír pro všechny dopisy včetně těch, které klientům nabízí. Hlavičkový papír obsahuje název firmy, adresu a telefonní číslo.
Adresu dopisu. Při psaní dopisu klientovi napište přímo osobu uvedením jména osoby. Může začít se slovem "Drahý", za kterým následuje jméno osoby nebo slovo "To." Zahrnout datum v horní části dopisu.
Začněte dopis krátkým úvodem. Udržujte úvod příjemný a konverzační. Děkujeme zákazníkovi za to, že jste použili firmu, a uveďte důvod, pro který je dopis určen.
Rozvinout tělo dopisu. Tato část dopisu obsahuje informace o účelu dopisu. Může obsahovat rady nebo další informace týkající se klienta.
Vyhněte se používání termínů, které by pochopili pouze odborníci z vašeho oboru. Právníci a účetní často používají výrazy, které jsou specifické pro danou oblast, ale mohou být klientům obeznámeny. Vyberte slova, která jsou pro každou osobu jasná, bez ohledu na jejich pozadí.
Požádejte klienta o volání s otázkami. Pozvánka na kontakt s firmou o další pomoc a informace je standardní částí všech písemností klientů.
Podepsat dopis. Do dolní části dopisu vložte svůj podpis a pošlete dokument svému klientovi.
