Nespoléhejte na telefonní hovory, abyste získali potřebné výsledky. Když mluvíte telefonicky se zákaznickým servisem, pojišťovnami, podniky nebo někým jiným, co se týká důležitého předmětu, potřebujete provést potvrzení s cílem vytvořit písemný záznam pro budoucí použití.
Položky, které budete potřebovat
-
textový procesor
-
papír
-
obálka
-
razítko
Potvrzovací dopis je způsob, jak vytvořit písemný záznam o telefonickém rozhovoru, který lze později použít k prokázání toho, co bylo projednáno. Potvrzovací dopis splňuje tři věci: 1) pomáhá stranám sledovat odpovědnost; 2) řekne adresátovi, že konverzace nebude zapomenuta; a 3) lze použít jako důkaz v soudním řízení k prokázání vaší verze událostí.
Naplánujte svůj dopis před vaším telefonním rozhovorem a zkontrolujte seznam věcí, které chcete projednat. U každé položky pro diskusi určte, kdo je zodpovědný a kdy bude položka splněna. Pokud existují nějaké události, identifikujte je.
Po telefonickém rozhovoru začněte psát svůj dopis. Zahrnout datum, adresát a předmětovou linku. Napište dopis jasně a stručně. Dopis by měl být věcný a přesný. Nechte komentář, spekulace a emoce. Zpravidla nepoužívejte vykřičníky. Nepokoušejte se zastrašovat nebo trápit. Nezapomeňte, že dopis může být nakonec přečten soudci nebo porotě a nechcete se setkat jako nepříjemné nebo nerozumné.
Spusťte písmeno "Tímto dopisem potvrdíme telefonický rozhovor dne datum ___. "Poté přesně popište, co bylo projednáno, specifikováním toho, kdo řekl co. Ujistěte se, že jste zahrnovali všechny důležité informace, včetně toho, kdo je zodpovědný za akční položku, kdy má být dokončen a jakékoliv nepředvídatelné události. informujte mě co nejdříve písemně, pokud je něco výše popsané nepřesné. "Poté podepište dopis.
Ujistěte se, že vytvoříte a uchováte kopii podepsaného dopisu a pošlete jej. Pokud je předmět dopisu kritický a máte důvod se domnívat, že adresát může odmítnout obdržet dopis, pak jej zašlete prostřednictvím ověřené pošty. Pokud máte e-mailovou adresu adresáta, pak e-mail je v pořádku.
