Ať už provozujete malý podnik nebo spravujete jeho finance, je důležité, abyste pochopili rozdíly mezi hrazenými výdaji a zdanitelným příjmem. IRS je konkrétní, pokud jde o to, co lze klasifikovat jako hrazený výdaj, a pokud tak učiníte nesprávně, může dojít k pokutám. Pečlivé vedení záznamů a vedení příjmů jsou nezbytné, pokud by vaše společnost byla někdy auditována.
Jaké jsou náklady na úhradu?
Když poskytujete zákazníkovi zboží nebo služby, může dojít k příležitostem, kdy zákazníkovi uhradíte náklady na dodatečnou službu nebo položku. Můžete se rozhodnout neúčtovat zákazníkovi za tyto náklady. Pokud tak učiníte, částka by se později ukázala jako příjem ve vašem účtovém plánu. Jelikož se nejedná o pravidelný příjem, je třeba rozlišovat.
Kdykoli v průběhu Vaší práce vynaložíte výdaje jménem klienta, tyto náklady by spadaly do kategorie refundovatelných nákladů. Například náklady na dopravu nebo cestovní výdaje se mohou považovat za hrazené výdaje. Náklady na pohonné hmoty, jídlo nebo hotelové pokoje mohou být také klasifikovány jako náhrady. Za běžných obchodních podmínek vyžaduje účtování úhrady účtování, že to je náklad, když jej vynaložíte, a příjmovou položku, když ji vyúčtujete zákazníkovi.
Pokud jste malý podnik a používáte subdodavatele, možná budete muset řešit dodatečné hrazené výdaje nazývané přechodné náklady. Například, pokud dodáváte zákazníkovi služby údržby webových stránek za 500 dolarů za měsíc a platíte subdodavateli 500 dolarů měsíčně za provedení práce, tyto výdaje nejsou pro vás příjemem, ale spíše přechodným nákladem. Budete muset poskytnout subdodavateli Formulář 1099 na konci fiskálního roku a udržovat pečlivé záznamy o tom, co jste účtoval svým klientům a co jste zaplatili za stejnou práci.
Jsou refundace zdanitelné příjmy?
Pokud je zaměstnancům nebo podnikům vyplacena náhrada, musí být řádně zaznamenána, aby nebyly považovány za daňové. Například na odměně zaměstnance je třeba uvést úhradu jako takovou a ne pouze zahrnout do ostatních příjmů zaměstnance. V účtové kartě vaší firmy je třeba vzít na vědomí, že se jedná o hrazený výdaj, když ji poprvé dokumentujete. Tímto způsobem můžete křížově prověřit svůj seznam příjmů později, abyste ověřili, že to není zdanitelné.
Za předpokladu řádné dokumentace a sledování řádkových položek výdajů a výnosů nejsou náhrady považovány za zdanitelné příjmy. V tomto případě nedostáváte odměnu za dobro nebo službu, ale spíše vynášíte určitou částku peněz, která vám bude později splacena.
Správné sledování návratných výdajů
Vedle toho, abyste správně doložili hrazené výdaje, budete muset dodržovat pečlivé záznamy. Zaznamenejte všechny příjmy, výkazy nebo jinou dokumentaci týkající se nákladů, pokud je to vůbec možné. Uchovávejte kopii s daňovou dokumentací fiskálního roku, abyste se na ni mohli obrátit v případě auditu nebo případných otázek, které by mohly vzniknout. Bez řádné dokumentace by IRS mohla tvrdit, že by vaše refundace nákladů měla být považována za zdanitelný příjem, což by vedlo k tomu, že vaše společnost bude mít více na konci fiskálního roku.
