Firmy tráví spoustu peněz na mnoho věcí, ale každý náklad obvykle spadá do jedné ze dvou kategorií: provozní výdaje a kapitálové výdaje. Rozdíl se snižuje na každodenní náklady oproti dlouhodobým investicím. Vzhledem k tomu, že tyto výdaje jsou vyřizovány odlišně v účetnictví a podle daňového řádu, většina společností udržuje samostatný kapitálový rozpočet a provozní rozpočty.
Druhy výdajů
Kapitálové výdaje jsou peníze vynaložené na získání aktiva, které společnosti přináší hodnotu. Jinými slovy, kapitálové výdaje jsou investice. Když společnost kupuje například budovu nebo vybavení, to jsou kapitálové výdaje. Provozní výdaje jsou na druhé straně peníze vynaložené na denní provoz společnosti. Platy pracovníků jsou například provozní náklady. V podnikatelském světě jsou tyto pojmy často zkráceny jako CapEx pro investiční výdaje a OpEx pro provozní výdaje.
Příklad
Řekněme, že společnost potřebuje kopírovací stroj. Náklady na samotný stroj jsou kapitálovými náklady. Jakmile je kopírka převedena do rozvahy společnosti jako aktivum, znamená to, že až přijde čas na doplnění celkové hodnoty společnosti, tato hodnota se zvyšuje bez ohledu na to, co stojí kopírka. Náklady na elektrickou energii pro provoz kopírovacího stroje a papíru a toneru, které jsou součástí kopírování, jsou provozní náklady. V rozvaze jsou provozní náklady v podstatě závazky, protože celková hodnota společnosti je snížena o částku dlužnou za provozní náklady.
Provádění volby
Některé výdaje mohou být buď kapitálové, nebo provozní, v závislosti na tom, jakým způsobem je chce společnost zvládnout. Bernard Golden z "CIO", časopis pro firemní manažery, kteří dohlížejí na informační technologie, používá příklad datového úložiště. Společnost mohla koupit skupinu počítačových serverů, aby zpracovala své údaje a poté postavila budovu, aby je mohla ubytovat. V takovém případě by datové centrum bylo investičním výdajem a náklady na jeho provoz by byly funkční. Nebo by si mohl pronajmout místo na serverech spravovaných samostatnou společností. V takovém případě by datové centrum bylo zcela provozním nákladem.
Daňové zacházení
Americký daňový systém zachází s kapitálovými a provozními náklady jinak. Provozní náklady jsou zpravidla odečitatelné z zdanitelného příjmu společnosti v roce, kdy jsou výdaje vypláceny. Kapitálové výdaje na druhou stranu musí být "kapitalizovány", což znamená, že společnost musí rozdělit odpočet na několik let. To odráží způsob, jakým se společnosti obvykle zabývají kapitálovými výdaji ve svém vlastním účetnictví - jako náklady rozložené po dobu trvání daného aktiva, a to nejsou okamžitě přijaty.
