Když slyšíte účetní hovor o debetách a úvěrech, obvykle se o své debetní kartě nebo kreditní kartě z místní banky nejedná. Debata a kredity, v účetním smyslu, znamenají něco trochu jiného. Slouží jako prostředek k zaznamenávání účetních transakcí a tyto položky tvoří základ známého podvojného účetnictví.
Podvojné účtování bylo poprvé použito ve 1400s a italský matematik Luca Pacioli napsal a publikoval knihu o předmětu v roce 1494. Knihu ilustroval jeho přítel Leonardo Da Vinci a popsal účetní systém tím, že pokrýval témata jako účetnictví časopisů, výkazu zisku a ztráty, rozvahy, podvojného účetnictví a mnoha dalších koncepcí, které byly základem účetních systémů, které se dodnes používají.
Ačkoli mnoho lidí v oboru považuje Pacioli za "otce účetnictví", nějaká forma jeho systému dvojího vstupu byla používána mnoho let předtím, než Pacioliho kniha byla zveřejněna, ačkoli nikdo neví, jak a kdy se účetní systém stal prvním.
Co je debet a úvěr?
Systém účtování obchodních transakcí, nazývaný také účetnictví, funguje na základě toho, že každá nová transakce podniká, způsobuje dvě různé změny ve finančním stavu společnosti. Účtovníci používají debetní a kreditní prostředky k zaznamenávání transakcí na dva nebo více účetních účtů za použití specifikovaného souboru pravidel o debetních a úvěrových údajích.
Mimo světa účetnictví má slovo úvěr typicky pozitivní konotaci, jako například práci s kreditními kartami nebo získání úvěru pro náročné pokusy. Pro účetní však jediná věc debet a úvěr představují levé a pravé strany účtu T, které se používají následujícími způsoby.
Při vytváření a zadávání účetních transakcí můžete použít debety a kredity, abyste zjistili, jak se dolary, které přicházejí do nebo ze společnosti, dotýkají příslušných účtů. Můžete je zadat do softwarového účetního systému a zadávat data do účetního časopisu, známého jako zápis deníku. Účetní systém by byl nastaven tak, aby zveřejnil tyto deníky do hlavního účetního záznamu společnosti nazvaného hlavní účetní kniha.
Bude pravděpodobně vidět debet a úvěr zkrácený jako dr a cr. Zdá se, že neexistuje jediné vysvětlení, pokud jde o původ těchto zkratek, ale někteří spekulují, že se jedná o debetní záznamy a záznamy o úvěrech. Jiní se vracejí k historickému účetnictví a říkají, že stojí za latinské slovo debere ad credere.
Úvěr označuje položku transakce provedenou na pravé straně záznamu účtu se dvěma sloupci, zatímco debet znamená záznam transakce provedený na levé straně. Tyto záznamy o účtech, nazvané "T účty", získaly své jméno, protože účetní čerpá T formy na papíře a ukládá názvy účtů, které se používají v horní části, např. "Hotovost" na jeden T a "kancelářské potřeby" na straně druhé.
Levá strana každého účtu T se vždy používá pro debetní položky a pravá strana T se vždy používá pro zápočty. Účty T se často používají jako základní výcvikový nástroj, který studentům pomůže pochopit, jak funguje podvojné účetnictví. Účty T umožňují psát na papíře, jak je každá strana transakce zaznamenána do různých účtů hlavní knihy. Tato metoda nefunguje pro účtování s jedním účtem.
Tyto účty T představují grafický způsob, jak představovat účet v hlavní knize, což je hlavní záznam o uložení všech účetních transakcí společnosti. Mnoho účetních zapisuje účetní záznamy na papíře pomocí diagramů T-účtu jako způsob, jak zkontrolovat transakci a ujistit se, že inkaso a kredity jsou zcela nulové a udržují účetní rovnici vyváženou.
Složitá účetní transakce může vyžadovat záznamy zaznamenané na několik různých účtů, které vyžadují použití několika ručně psaných účtů T pro zápis a kontrolu transakce.Opět to slouží jako účinný způsob, jak ověřit, že všechny debty a kredity transakce vyváží na nulu a že transakce neobsahuje žádné chyby před zadáním záznamů do hlavní knihy účetního systému.
Pro běžnou každodenní účetní práci by účetní vytvořil deníky přímo do účetního softwaru, nikoli pomocí účtů T.
Co je kreditní zůstatek?
Úvěrová bilance se týká zůstatku dolaru v určitém účtu, ale není to tak jednoduché. Když společnost vytvoří svou hlavní knihu, vytvoří účetní plán. Jedná se o seznam všech účtů, které společnost používá k zaznamenávání finančních transakcí, a údaje z těchto účtů nakonec přicházejí do účetní závěrky společnosti.
Každý účet má "normální" zůstatek; jinými slovy, obvykle má buď debetní nebo kreditní zůstatek. Například prodejní účet má obvykle kladný zůstatek, který by byl kreditní zůstatek. Chcete-li tento účet zvýšit, zadáte kredit. Pokud by váš prodejní účet měl debetní nebo záporný zůstatek, byl by to pro vás důležitý červený příznak. Některé účty se chovají opačně a kreditní zůstatek by byl záporný, jako je například zapsání kreditu na hotovostní účet, což snižuje zůstatek hotovostního účtu.
Všechny účty, bez ohledu na to, zda se jedná o debetní nebo kreditní, dodržují zásadu nazývanou účetní rovnice:
Účetní rovnice: aktiva = pasiva + vlastní kapitál
Tato základní rovnice je základem celého systému podvojného účetnictví a pokud má zápis vliv na účet aktiv, musí se také týkat buď závazku, nebo vlastního účtu vlastníka, aby zůstal rovnovážný. Debetní a kreditní systém s dvojím vstupem je mechanismus, který pomáhá udržovat rovnováhu v rovnováze.
Účty s běžným zůstatek kreditu se zvyšují při zadání kreditu. Příjmy, které přicházejí do společnosti, nebo zisky, například zisk z prodeje aktiv, jako je použité zařízení, které firma prodala, jsou účty výkazu zisku a ztráty a zaznamenávají se jako zvýšení pomocí zápočtu. V rozvaze by položka úvěru zvýšila závazek a vlastní kapitál.
Co je debetní zůstatek?
Účty s běžným debetním zůstatkem zahrnují aktiva v rozvaze a nákladové účty ve výkazu zisku a ztráty. Znamená to, že položka o dluhu zvyšuje zůstatek těchto účtů. Nákladové účty zahrnují náklady na mzdy, úrokové náklady, výdaje na dodávání a další náklady související s kanceláří.
Není vždy snadné držet debty a úvěry rovně, ale můžete si myslet na to, že si účtujete na účet výdajů pokaždé, když vynaložíte náklady.
Je debetní zůstatek kladná nebo negativní?
Rychlá odpověď je, to záleží. Běžným zůstatkem účtu aktiv je debetní zůstatek a také kladná částka. Například hotovostní účet v rozvaze má běžný kladný zůstatek, pokud má banka v hotovosti hotovost.
Na druhou stranu, pokud vezmeme v úvahu nákladové účty ve výkazu zisku a ztráty, mají tyto účty také běžný debetní zůstatek, ale místo toho představují záporné číslo nebo peníze vyplacené firmou.
Co znamená započítat částku?
Když připočítete částku, provedete zápis na účet ve formě úvěru, na rozdíl od debetu. Pokud připíšíte účet pasiva, zvětšíte jeho zůstatek. Například pokud zaplatíte 100 dolarů na účty splatné, protože jste kreditu rozšířili na zákazníka, zvýšili jste zůstatek účtu, který má být zaplacen. Pokud ve výkazu zisku a ztráty připočtete svůj účet výnosů z prodeje, zvýšili jste ho také proto, že prodejní účet má běžný zůstatek kreditu a kreditní položky ho zvyšují.
Pokud provedete zápis kreditu na účet s běžným debetním zůstatkem, který zahrnuje účty aktiv v rozvaze a nákladové účty ve výkazu zisku a ztráty, znamená to, že snižujete zůstatek účtu. Řekněme například, že jste zaplatili 50 dolarů na hotovost k nákupu zásob. Zrušíte hotovostní účet zadáním kreditu, protože hotovost je běžným debetním zůstatkem.
Co jsou protiúčty?
Kontrastní účty jsou účty hlavní knihy, které fungují opačně od běžných debetních a úvěrových účtů. Účet protistrany má například běžný zůstatek, u nějž má běžný účet aktiv obvyklý debetní zůstatek. Kontrastní účty slouží k vyrovnávání běžných účtů a umožňují, aby původní zůstatek zůstal v účetních záznamech, a zároveň vykazovaly částky kompenzace.
Účet pohledávek má například protiúčet nazývaný "příspěvek na pochybné účty". Zůstatek na účtu pohledávek představuje faktury zákazníků, které byly vydány, ale dosud nebyly uhrazeny. Příspěvek na pochybné účty představuje částku, za kterou se společnost domnívá, že nikdy neuvidí platbu. Tato částka je často malý procentní podíl z celkového zůstatku pohledávek.
Řekněte, že účet pohledávek má běžný debet ve výši 30 000 USD. Příspěvek na pochybné účty má běžný zůstatek ve výši 2 000 USD. Tyto dva účty se navzájem vyrovnávají, takže se s vámi v síti 28 000 dolarů v pohledávkách. Použitím těchto dvou účtů můžete stále hlásit částky původních pohledávek a být schopni prokázat, že jsou kompenzovány částkou 2 000 USD, o které víte, že pravděpodobně nebudete pravděpodobně obdržet, což vám poskytne částku, která se změní na hotovost.
Existují další protiúčty a vždy mají partnera. Například akumulovaná odpisová hodnota je účet s protikladnými aktivy a je svázán s účtem konsolidovaného majetku a zařízení. Na prodejním účtu je účet proti příjmům nazvaný výnosy a příspěvky.
Použití zkušební rovnováhy
Účetní sestavují sestavu, která se nazývá zkušební zůstatek, když používáte systém podvojného účetnictví, který kontroluje, zda byly všechny položky provedeny správně. Zkušební bilance uvádí všechny účty v hlavní účetní společnosti a zůstatek každého účtu. Pokud používáte podvojné účetnictví, musíte provést debetní položku, která bude kompenzovat každý zápočet a naopak. Pokud obdržíte hotovost za prodej zboží, zvýšíte prodejní účet se zápočtem a zvýšíte také svůj hotovostní účet pomocí zápočtu. Všechny debety a kredity se musí přímo vzájemně vyrovnat.
Když se podíváte na protokol o vyvážení zkušební verze, všechny položky by se měly vzájemně vyrovnat tak, aby zpráva měla nulovou váhu. Pokud má zkušební zůstatek nějaký jiný celkový počet, byl proveden nesprávný nebo neúplný záznam a musí být opraven.
Některé chyby nemusí být zjištěny při pohledu na zkušební bilanci, například pokud se debety a kredity vzájemně vyrovnávají, ale byly provedeny v nesprávných účtech. Pokud zanedbáte zadání transakce vůbec, nebudete tuto chybu chytit při pohledu na zkušební zůstatek. Dále, pokud byly provedeny různé chyby v debetním a kreditním dopadu a ty se náhodně navzájem kompenzují, nebudou na zkušebním zůstatku zjištěny.
