Ačkoli se slova "příloha a uzavření" často používají v obchodních listech zaměnitelně, představují různé metody zahrnující položky. V nejpřísnějším smyslu se příloha považuje za součást dopisu, zatímco obálka je považována za samostatný dokument. U některých organizací, jako je například vláda, je použití pro každý z nich vymezeno zaslanou korespondencí, zatímco u jiných je použití buď přijatelné.
Přidání přílohy
Příloha je dokument, který je součástí obchodního dopisu. Přidává nebo dále popisuje informace v písmenu. Některé příklady zahrnují tabulku, která poskytuje vizuální vysvětlení finanční fakturace nebo prognózy, graf, který poskytuje grafický pohled na obchodní trendy nebo rozpočet. Při odesílání přílohy uveďte slovo "Příloha" v levé dolní části písmena s dvojtečkou a číslem přílohy. Měli byste také zmínit v těle dopisu, že položka je připojena (nebo jsou připojeny více položek), které vylepšují nebo dále vysvětlují informace v dopise.
Včetně skříně
Krabička je dokument, který je vedle obchodního dopisu. Může stát samostatně jako svůj vlastní dokument a nevyžaduje obchodní dopis, aby vysvětlil, jaký je dokument nebo jak ho interpretovat. Při zaslání schránky do obchodního dopisu umístěte písmena "Enc" poloviční čárou nebo napište slovo "Enclosure" v dolní části písmena na levé straně. Poté vložte název dokumentu. Toto upozorňuje čtenáře, že druhý dopis je součástí korespondence. Jedním příkladem dokumentu, který je vhodný pro uzavření, je životopis obsahující průvodní dopis. Životopis je oddělený od písmene a snadno stojí sám.
Přílohy v e-mailu
V některých situacích není k dispozici žádná metoda, která by rozlišovala mezi přílohou a krytem. Jedna z těchto situací nastane, když zasíláte obchodní dopis e-mailem. Vzhledem k tomu, že není k dispozici žádná možnost uzavření, a e-mail je forma elektronického přenosu, všechny dokumenty zaslané e-mailem se stávají přílohou. Příloha je přidána k e-mailu jako položka ke stažení, která je odeslána spolu s tělem e-mailu.
Využití federální vlády
Mohou existovat pravidla pro používání příloh a příloh v určitých pobočkách federální vlády. Například ve své korespondenční příručce popisuje geologický průzkum Spojených států amerických, jak s nimi zacházet s přílohou a skříní při odesílání korespondence. Podle jejich příručky odesíláte položku jako přílohu, pokud je korespondencí poznámka, zatímco pokud je dopis, měli byste použít doplněk slov pro další dokumenty. V obou případech zadejte dva řádky pod podpisovým blokem "Krytí" nebo "Příloha". Tímto způsobem řeknete čtenáři, aby hledali kryty nebo přílohy. Pokud chybí, požádejte o zaslání, protože byly určeny k odeslání s dopisem nebo poznámkou.
Pokud je k dispozici více než jedna připevnění nebo pouzdro, uveďte, kolik jako "2 skříně" nebo "3 přílohy". Pokud není v textu uvedeno, použijte za slovem dvojtečku, za ním následující název nebo vysvětlení dokumentu. Například: "Krytí:" (další řádek) odsadíte dva mezery a přidejte "Resume of John Q. Adams" bez ukončení interpunkce. Pokud existuje několik příloh nebo příloh, které nejsou v textu uvedeny, název nebo popište každý na samostatném řádku. Například: 2 přílohy: (další řádek) odsadíme dva mezery a zadejte: "Resume of John Q. Adams" (další řádek) odsazení dvou mezer a zadejte: Seznam ocenění a úspěchy "bez koncových interpunkce.
