Mají-li online příručku o zásadách a postupech, může každý zaměstnanec kdykoli zobrazit zásady a postupy, aniž by se musel starat o nedávné aktualizace. Compay se vyhýbá tisku několika kopií papíru podle potřeby pro různé oddělení. Prvním krokem je napsání příručky o zásadách a procedurách a další je vytvoření bezplatného účtu pomocí Dokumentů Google, webového rozhraní, které členu umožňuje nahrát dokumenty a sdílet je s ostatními. Poté načtěte dokument a nastavte úrovně oprávnění těch, kteří mají možnost zobrazit dokument.
Položky, které budete potřebovat
-
Software pro zpracování textu nainstalovaný v počítači
-
připojení k internetu
-
Emailová adresa
Otevřete nový dokument v aplikaci pro zpracování textu. Stručně uveďte, jaký obsah je třeba zahrnout do příručky o zásadách a postupech. Příručku můžete rozdělit podle oddělení a poté podle úkolů v každém oddělení. Ujistěte se, že obsahuje kontaktní informace pro klíčové zaměstnance pověřené jednotlivými odděleními. Formátování a korektury dokumentu. Uložte svou práci.
Přihlaste se na internet a navštivte google.docs.com. Vytvořte účet pomocí určené pracovní e-mailové adresy s heslem obsahujícím písmena a čísla. Podívejte se na e-mail pro potvrzovací e-mail od Googlu s informacemi o vašem novém účtu a kliknutím na odkaz pro potvrzení v e-mailu dokončete proces účtu.
Přihlaste se k nově vytvořenému účtu. Klikněte na možnost "Nahrát dokument" vedle volby nabídky vlevo. Objeví se nové okno se dvěma sekcemi. Levá čára zobrazuje pracovní plochu nebo soubory na pevném disku podle toho, jak jste ji nastavili. Pomocí ikon se šipkami v horní části okna přejděte na místo, kde jste uložili příručku pro zásady a postupy. Klikněte na soubor manuálu a postupu, aby se zobrazil v poli Název souboru. Klikněte na tlačítko "Otevřít". Dokumenty Google vám zobrazí stavový řádek, kdy je nahrávání dokončeno.
Klikněte na tlačítko "Zpět pro správu dokumentů". Zaškrtněte políčko vedle nově nahraného manuálu zásad a postupů.
Klikněte na odkaz "Sdílet dokument" v panelu nástrojů nad návodem. Otevře se další malé pole, do kterého můžete zadat e-mailové adresy těch, kterým chcete mít oprávnění k prohlížení nebo úpravě dokumentu. Pokud vám váš nadřízený neřekl něco jiného, zvolte nyní možnost Zobrazit. Po klepnutí na tlačítko "Pozvat" bude zasláno nové e-mailové zprávě těm, které jste uvedli, a oznámili jim, že existuje nový dokument, který mohou zobrazit. Nyní máte kompletní online příručku pro postupy a postupy.
Tipy
-
Nastavení můžete přizpůsobit přehráváním s úrovněmi povolení a oznámení. Pokud chcete, Dokumenty Google mohou informovat ty, které pozvete, kdykoli dojde k změně dokumentu. To umožňuje vašim spolupracovníkům vědět, že je k dispozici aktualizovaná verze. Dokumenty Google také poskytují odkaz z hlavní stránky a sdílejí dokument jako trvalý webový odkaz, který může usnadnit distribuci většímu počtu lidí a může eliminovat nutnost aktualizovat úrovně oprávnění na denní bázi.
Varování
Heslo služby Dokumenty Google nesdílejte všem, kterým nechcete mít přístup k provádění změn v účtu.
