Systém číslování zásad a postupů pomáhá uživatelům při navigaci prostřednictvím příručky na papíře nebo online. Standardizovaný systém zajišťuje logickou organizaci a zajišťuje, že uživatel může vyhledávat informace bez nutnosti skenování každé stránky a záhlaví. Organizace oddělení a číselný nebo alfanumerický číslovací systém jsou jednoduché, ale účinné způsoby, jak zajistit, aby politika nebo postup mohly mít v manuálu pouze jedno možné umístění.
Rozložení zásad a číslování stránek
Uspořádejte zásady abecedně, včetně každé jako samostatné kapitoly, a čísla každé kapitoly pomocí složeného čísla, jako například 1.0 a 2.0. Pokud například politika oddělení lidských zdrojů zaujímá pátou kapitolu, použijte jako nadpis kapitoly "5,0 - lidské zdroje". Počet stránek v rámci každé kapitoly v pořadí podle pořadí, nikoliv v pořadí od začátku až do konce manuálu.
Číslování postupů
Vytvoření čísel postupů přidáním čísel kapitol. Například pokud "5.0 - Lidské zdroje" obsahuje šest procedur, číslujte je od 5.1 do 5.6 a uveďte název každého postupu. Použijte odsazení, malá písmena a malé římské číslice pro určení kroků a dílčích kroků v rámci každého postupu. Například pokud ukončovací postupy zaujímají pozici 5.2, použijte písmena "a, b a c" pro identifikaci kroků při ukončení zaměstnance. Pokud některý z těchto kroků obsahuje dílčí kroky, označte je pomocí malých římských číslic jako "i, ii, iii".
Očíslování systému číslování
Ačkoli dobrý systém číslování umožňuje revize, není to úplně bezproblémové, pokud jde o přidání. Pokud je to možné, sestavte příručku a vytvořte systém číslování teprve poté, co dokončíte vytváření všech potřebných zásad a postupů. V opačném případě budete muset buď přidat nové zásady na konci manuálu, nebo zopakovat vše, abyste si udrželi abecední pořadí.
