Když je vaše firma vyzvána, aby odpověděla na žádost o nabídku, potenciální zákazník vás vyzve, abyste předložili formální odpověď, v níž uvedete, jak budete plnit smlouvu. Zatímco u potenciálních uchazečů není často požadováno, aby tyto pozvánky oficiálně odmítli, měli byste vždy sdělit své záměry jak písemně, tak neoficiálním způsobem.
Nabídnout nebo ne
Předtím, než se podnik rozhodne odmítnout RFP, je interní kontrola RFP obezřetným krokem. Praktické interní důvody k poklesu zahrnují tvorbu cen, plánování a nedostatek odborných znalostí ohledně požadovaných služeb nebo produktů. Vaše zahraniční důvody k poklesu by však měly být stanoveny diplomatickou cestou - neměla by být nikdy přehlížena možnost budoucího obchodního vztahu.
Vhodné oficiální a neoficiální odpovědi
Každý proces RFP může mít jedinečné požadavky na to, jak oficiálně odmítnout podání návrhu. Některé RFP například obsahují konkrétní datum "bez nabídky" - v takových případech byste měli vynaložit veškeré úsilí, abyste oznámili svůj záměr odmítnout účast v procesu návrhu do data předepsaného v RFP. Jedná se o obzvlášť důležitý krok k správnému zacházení, pokud jste původně požádali o zařazení vaší společnosti do procesu RFP.
RFP by měl obsahovat seznam osob, kterým byste měli kontaktovat o odmítnutí RFP, a měli byste o tom jeden nebo více lidí informovat poštou. Rovněž jsou vhodné neformální komunikační metody, jako je telefon a e-mail. V zájmu posílení budoucích obchodních příležitostí byste se neměli snažit říct elegantně - někdy se o tomto úkolu říkáte "ne", když říkáte "ano" osobě. Toto je chytrý přístup, který je třeba přijmout, když odmítáte RFP.
