Kontrola dokumentu se používá ke zvýšení účinnosti určité organizace kontrolou verzí konkrétního dokumentu, který je uvolněn. To zajišťuje, že všichni zaměstnanci mají správné verze konkrétního dokumentu. Normy ISO představují soubor mezinárodních norem, které pomáhají standardizovat procesy v rámci podniků a také pomáhají podnikům vést odpovídající záznamy, tvrdí Intelex. Společnosti musí pochopit, jaké standardy se vztahují na jejich konkrétní podnikání, a používat opatření pro kontrolu dokumentů, aby bylo zajištěno dodržování těchto norem.
Minimalizace papírů
Kontrola dokumentů se často snaží snížit nebo vyloučit papírové dokumenty, takže dokumenty mají menší vliv na životní prostředí a snižují náklady společnosti podle Intelexu.
Snadnost přístupu
Jednoduchý přístup je také důležitý aspekt při řízení dokumentů. Společnosti budou mít snazší čas udržovat informace aktuální, pokud mohou například snadno získat přístup k těmto informacím z internetu.
Kategorizace
Dokumenty musí být organizovány do logických kategorií. Tímto způsobem lze najít příslušné dokumenty pro danou situaci. Tyto dokumenty jsou často organizovány do kategorií, jako jsou zásady, postupy, pracovní instrukce a formuláře a záznamy podle 9000 World. ISO vyžaduje, aby byly v případě potřeby k dispozici příslušné dokumenty.
Odbornost
Dokumenty musí být před dokončením dokonale přezkoumány. V mnoha případech by tyto dokumenty měly být přezkoumány více než jedním jedincem, a to jak pro účely dohledu, tak aby se zajistilo, že chyby nebudou způsobeny tím, že bude mít další oči, aby chyby chyběly, podle 9000 světa. Revízní cyklus by měl zahrnovat pracovníky zapojené do konkrétních dokumentů a manažery, kteří je dohlížejí, protože budou mít více odborných znalostí a budou schopni porozumět chybám. ISO vyžaduje, aby byly dokumenty před vydáním schváleny.
Stav revize
Normy ISO vyžadují, aby byly dokumenty kdykoli přezkoumány a aktualizovány. Podmínky v určité společnosti se budou nevyhnutelně měnit a aktualizace musí být přidány do dokumentů, pokud jsou logické. Stav revizí musí být umístěn na dokumentu podle 9000 World. Tyto stavy zahrnují návrh, kontrolu a schválení. Zastaralé dokumenty, které společnost drží z jakéhokoli důvodu, musí být označeny jako zastaralé.
Čitelnost
Dokumenty musí být vždy čitelné a přístupné těm, kteří je potřebují, podle 9000 World. ISO vyžaduje, aby dokumenty byly aktualizovány, když obdrží opotřebení nebo poškození.
Rozdělení
Dokumenty, které pocházejí od společnosti, by měly být nejen kontrolovány, ale i dokumenty pocházející ze země by měly být kontrolovány podle 9000 World. Mnoho dokumentů, jako jsou uživatelské dokumenty týkající se výrobků a strojů vlastněných společností, musí být jasně označeno a distribuováno správným osobám ve společnosti.
