Postupy kontroly dokumentů jsou zásadní pro zpracovávání účtů splatných faktur. Pomohou vám zajistit správné zaznamenání všech účtů splatných faktur do účetní knihy a procesních plateb za faktury včas. Písemný postup pro zpracování splatných účtů pomáhá zmírnit chyby při zpracování a zabránit pozdním poplatkům za to, že platby nebyly spláceny včas.
Datum-razítko faktury
Osoba zodpovědná za otevření denní pošty by měla mít raz denní razítko každé faktury, kterou obdržela za den běžného dne. Datum-razítko umožňuje sledovat dobu potřebnou k zaplacení faktury u vaší společnosti. Osoba s razítkem na fakturách by měla zaznamenat významné časové rozdíly mezi datem vystavení faktury a datem obdrženým. Faktury zasílané po týdnech po generaci mohou být potřeba přesunout rychle, aby se zabránilo pozdním poplatkům.
Kód faktury
Zaměstnanec odpovědný za vytváření nebo správu výdajů zapíše kód faktury na příslušný účet hlavní knihy a porovná fakturu se zbývajícím rozpočtem pro tento nákladový účet. Pokud bude účet hlavní knihy po zpracování faktury překročen rozpočtovou částku, měl by zaměstnanec obsahovat vysvětlení pro překročení faktury.
Získejte schválení faktury
Manažeři jsou odpovědní za kontrolu a schvalování všech faktur, které jsou splatné v jejich oblasti kontroly. Manažer přezkoumá kódování na faktuře za přesnost a jakékoliv vysvětlení nadměrného překročení rozpočtu. Správce poté inicializuje fakturu a datuje ji tak, aby účetní znal, že správce schválil fakturu za platbu.
Připravte kontrolu
Účetní kontroluje fakturu, aby bylo zajištěno, že řádná schválení a vysvětlení překročení jsou zahrnuty na faktuře. Účetní také dvakrát kontroluje kódování na faktuře a zpochybňuje jakékoli kódování, které se jeví jako chybné. Jakmile je účetní spokojen se schválením a kódováním faktury, připraví šek k úhradě.
Obchodní kontroly by měly obsahovat dva kontrolní body: kontrolní bod pro emitenta a kontrolní bod pro příjemce. Kontrolní pult by měl obsahovat datum faktury, číslo faktury a číslo účtu, pokud mu dodavatel přidělil. Kontrolní pult emitenta může v případě potřeby obsahovat kódování hlavní knihy. Vytvořte kopii faktury pro své vlastní záznamy a sešikujte kontrolní pult emitenta na horní část faktury. Proveďte kopii faktury na podporu výdajů v případě auditu nebo účetního výzkumu.
