Manuální mzdový systém se provádí výlučně ručně, zatímco počítačový systém mzdy umožňuje společnosti zpracovávat své mzdy prostřednictvím specializovaného mzdového softwaru. Manuální systém může mít za následek chyby ve výplatě a je obvykle pomalý a pracný proces. Počítačové systémy nabízejí řadu výhod, včetně vyšší přesnosti a rychlosti.
Čas importu
Mnoho zaměstnavatelů používá časoměrný systém, jako je časový spínač, pro sledování pracovní doby zaměstnanců. Manuální systém vyžaduje sledování zaměstnance časem ručně, ale počítačový mzdový systém má schopnost automaticky přenášet záznamy zaměstnanců z časoměrného systému do mzdového systému.Takový systém může oddělit běžné hodiny od odpracovaných odpracovaných hodin, i když zaměstnanci mohou občas potřebovat úpravy.
Automatické výpočty
Počítačové mzdové systémy mohou přepočítat pracovní dobu zaměstnance na čtvrt hodiny a přesně vypočítat celkový počet odpracovaných hodin a zaplatit, což šetří čas strávený na manuálních výpočtech. Tyto systémy počítají všechny placené frekvence, například týdenní, dvoutýdenní, půlměsíční a měsíční, na základě přijatých vstupních dat.
Počítačový mzdový systém automaticky počítá zákonné odpočty zaměstnance, jako jsou daně a odměny za mzdy, a dobrovolné odpočty, jako jsou poplatky za parkování, příspěvky ve výši 401 (k) a zdravotní výhody. Mzdová osoba jednoduše zadá údaje, ze kterých vycházejí odpočty, jako je formulář W-4 informace o srážce daně z příjmů.
Zpracování výplaty
Manuální mzdový systém vyžaduje, abyste vytiskli výplaty na psacím stroji nebo ručně. Počítačový mzdový systém má možnost přímého vkladu, což šetří peníze vynaložené na živé šeky a smíření. Kromě toho dochází k rychlému tisku platebních a výplatních účtů v počítači, bez ohledu na objem.
Generování zpráv
Počítačový mzdový systém generuje výkazy o mzdách, které vám umožňují zkontrolovat výplatní pásku před tiskem výplatních plateb nebo výplatních oddílů. Ministerstvo práce USA požaduje, aby zaměstnavatelé uchovávali záznamy o mzdách po dobu nejméně tří let. Počítačový systém umožňuje tisku výpisů mzdových listů týkajících se každého výplatního období a také ukládá informace v systému na dobu neurčitou.
Počítačové systémy pomáhají zajistit dodržování daně ze mzdy vytvářením daňových zpráv, včetně čtvrtletních a ročních mzdových výkazů a formulářů W-2 zaměstnanců. Tyto systémy poskytují účetním společnosti údaje potřebné k vypořádání se s daněmi společnosti a dlužnými povinnostmi a vytisknout potřebné zprávy. Navíc tyto systémy sledují příjmy, které jsou čerpány a placeny, jako jsou dovolené a osobní čas.
