Když nastane krize, efektivní komunikace je jedním z kroků, které musí doprovázet konkrétní kroky, které organizace přijala k řešení a zmírnění následků. Podniky musí komunikovat s klienty a zákazníky, stejně tak informovat zaměstnance, politiky, regulátory a veřejnost. V rámci rozsáhlejšího komunikačního plánu krize jsou tiskové zprávy klíčovou cestou k šíření informací všem dotčeným složkám. Způsob, jakým společnost reaguje na krizi, může okamžitě utvářet vnímání veřejnosti a má dlouhodobé důsledky. Organizace se naučily být proaktivní, lídři měli přístupnost i transparentnost. Pokud jsou postižené skupiny přesně identifikovány a informovány, osoby odpovědné za řešení krize získají klíčový čas k účinnému řešení.
Tón a průhlednost
Krize mohou a mohou nastat u všech typů organizací, od veřejných podniků a soukromých společností až po nemocnice a vlády. Akcionáři, zákazníci, zaměstnanci, pacienti a občané mají právo vědět pravdu včas a transparentně. Organizace, které se nedostaví, se mohou snadno vrátit do destruktivního cyklu, ze kterého mohou být obtížné nebo nemožné obnovit. Vedoucí představitelé by měli vynaložit veškeré úsilí, aby udrželi přístupnost a pozitivní vztahy s tiskem, a to jak před krizí, tak během krize, neboť důvěryhodnost může ovlivnit jak krizi je hlášena, tak i to, jak ji veřejnost vnímá. Tisk je zřejmý v náročném otevřeném dialogu a průhlednosti versus zpoždění a zmatení a hlásí odpovídajícím způsobem.
Konkrétní kroky
Organizace by měly rozvíjet a procvičovat proaktivní postupy tak, aby při krizi zasáhly, jsou připraveny. Hladově působící akční trpí paniky vždy. Členové vrcholového vedení by měli být okamžitě informováni, aby se mohli začít vypořádat s krizí, než se o ní dozvědět na internetu nebo v místních zpravodajských médiích. Řízené a licencované podniky musí oznamovat příslušné agentury, jako je Správa bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo Federální agentura pro řešení mimořádných událostí. Efektivní tiskové zprávy uvádějí všechny takové konkrétní kroky, včetně dat, kontaktních informací, zapojených pracovníků a průběžných plánů.
Odpovědnost
Historie opakovaně ukázala, že organizace ochotné přijmout odpovědnost rychle a jednoznačně mohou rychle získat zpět důvěru a klíčové voliče. Ve známém případě z osmdesátých let 20. století mohla sabotáž Tylenolu snadno poslat majitele značky, Johnson & Johnson, který se dlouhá léta odvíjel. Podle New York Times: "Jen o dva měsíce později se Tylenol vrátil na trh, tentokrát v balení odolném proti manipulaci a podpořil rozsáhlou mediální kampaň. O rok později svůj podíl na analgezickém trhu ve výši 1,2 miliardy dolarů, který se po otrávenosti snížil na 7 procent z 37 procent, se vrátil na 30 procent. " Společnost uvedla své zákazníky nejprve tím, že odvolala 31 milionů lahví a bezplatně je nahradila v podobě odolné proti manipulaci.
Délka
Přesné a stručné tiskové zprávy by se obecně měly hodit na jednu stránku a měly by odpovídat 300 až 500 slov. Nad touto délkou jsou redaktoři méně ochotni věnovat čas, aby si je mohli pečlivě pročíst. Při odeslání faxem se jednostránková tisková zpráva také vyhýbá možnosti ztracených nebo nesprávných stránek. V případě potřeby mohou být zaslány další zprávy, pokud budou k dispozici další krizové informace nebo aktualizace.
