Zpráva po akci (AAR) je skvělý nástroj, který můžete použít pro hodnocení týmových projektů poté, co jsou dokončeny. Tento typ hlášení může být velmi krátký nebo poměrně zdlouhavý, v závislosti na rozsahu a časovém rámci analyzovaného projektu, ale bez ohledu na délku zprávy vždy slouží ke stejnému účelu: hodnocení a zlepšení.
Co je to AAR?
Jednoduše je to způsob, jak promítnout projekt po jeho dokončení. Sdílení výsledků vašeho projektu, a to jak pozitivního, tak negativního, může pomáhat budoucím týmům plnit své vlastní projekty a vyhnout se nástrahám, které jste narazili na cestě. Cílem je maximalizovat učení z vaší práce, takže se dvakrát nedaříte stejné chyby. Každý člen týmu by měl přispívat k výroční zprávě o činnosti; každý hlas se počítá.
Co je třeba zahrnout do výroční zprávy o činnosti
V ideálním případě bude skupina pracovat na AAR jako tým. Po dokončení projektu by měl tým co nejdříve shromáždit, co se má dělat, co se stalo a co by mohlo být vylepšeno. Zde je několik otázek, které byste měli požádat a odpovědět na výroční zprávu o činnosti:
- Co mělo být tímto projektem dosaženo?
- Co bylo skutečně dosaženo?
- Proč existují rozdíly?
- Jaké aspekty projektu fungují?
- Co nefungovalo a proč?
- Co byste změnili, kdybyste dostali druhou šanci?
První tři otázky zjišťují, co se skutečně stalo během realizace projektu a zajistilo, že všichni členové týmu souhlasí. Poslední tři otázky dávají týmu možnost přemýšlet o hodnotě projektu a rozhodnout, co potřebuje zlepšit.
Příklad AAR
Představme si, že tříčlenný tým v humánní společnosti byl pověřen zahájením týdenního e-mailového zpravodaje. Trvalo tři měsíce, než našly platformu, rozvíjely obsahové nápady a napsaly první dva informační bulletiny. Nyní se shromáždili, aby posoudili projekt a vypracovali pro svého manažera výroční zprávu o činnosti. Tím pomůže týmu posoudit, zda by se měly učinit další změny. Dále poskytne manažerovi představu o stavu a úspěchu projektu.
Shrnutí projektu:
Byli jsme pověřeni vypracováním a vydáváním týdenního e-mailového zpravodaje pro humánní společnost. Poté, co jsme zkoumali různé platformy pro tvorbu obsahu a e-mailové zpravodaje, zvolili jsme X, protože to bylo levné a přesto vyhovovalo našim potřebám. Na počátku našeho e-mailového seznamu se skládá z 5000 jmen, které jsme shromáždili na společné akci letos v létě.
Uvedli jsme seznam tří témat, která se každý týden zamýšlíme zabývat v našem informačním bulletinu: Domácí zvířata pro adopci, Péče o vaše mazlíčky a Pet Spotlight. Pod každým tématem budeme mít krátký příběh a fotky. Protože primárním účelem informačního bulletinu je zvýšení míry osvojení, přizpůsobili jsme naše témata této potřebě.
Napsali jsme dva kompletní bulletiny a poslali je na 5000 účastníků našeho e-mailového seznamu. V posledním týdnu se adopce zvýšily o 5 procent jako přímý výsledek.
Oblasti zlepšování
- Musíme pověřit jiného člena týmu s kopírováním každého zpravodaje, protože chyby byly chybět.
- Chceme zlepšit kvalitu fotografií a plánujeme zahrnout fotoaparát do našeho rozpočtu.
- Plánujeme vytvořit oficiální průzkum pro osvojitele s cílem ověřit, zda je informační bulletin příčinou zvýšených adopcí. Naše posouzení jsme založili pouze ústně.
Jak můžete vidět, tato výroční zpráva o činnosti je poměrně krátká, ale nastíní, co bylo dosaženo, stejně jako konkrétní oblasti pro zlepšení. Tato výroční zpráva o činnosti by měla být poskytnuta manažerovi pro budoucí referenci a přezkoumání.
