Zprávy o pokroku jsou jednoznačně řešitelné, s více formálním návrhem než čtvrtletní zprávy. Ty se liší ve svém formátu od podnikání po podnikání a instituce až po instituci. Následující základní pokyny se však vztahují na: Obraťte se na své publikum a na to, co očekávají v přehledu, a zachovávejte jasné a stručné psaní s vážným, nezmyslovým tónem a přesným, otevřeným a spolehlivým stylem.
Položky, které budete potřebovat
-
Údaje a informace, které mají být zahrnuty
-
Dobrý program pro zpracování textu, jako je Microsoft Word
Použijte tradiční formát memo pro průběžný i čtvrtletní přehled. Začněte s datem, názvem a postavením osoby, jemuž bude zpráva procházet, vaším jménem a postavením a jasnou a stručnou tématikou. Řádek předmětu pro zprávu o pokroku může být např. "Pokrok v oblasti projektů integrace dat". Předmět čtvrtletní zprávy je často méně specifický a jednoduše říká něco jako "čtvrtletní zpráva pro oddělení údajů za třetí čtvrtletí roku 2010." Je-li čtvrtletní zpráva jedním z několika, které se jedná o stejnou osobu, ujistěte se, že znáte přesný formát, který daná osoba očekává.Čtenář potřebuje rychle zkomprimovat všechny příchozí data a očekává, že na každém místě najde konkrétní informace na stejném místě.
Pro zprávu o pokroku se otevřete se souhrnem pokroku, jako je například "Projekt integrace dat probíhá podle plánu a rozpočtu." Pokud hledáte něco konkrétního - pomoc od jiného zaměstnance nebo oddělení, dodatečné finanční prostředky apod. uveďte jej okamžitě, aby se ujistil, že jej čtenář nepřehlédl. Otevřete čtvrtletní zprávu podobným způsobem shrnutím informací obsažených ve zprávě.
Detailní informace o pozadí projektu, které mohou být zahrnuty do souhrnu pokroku, pokud chcete, rychle shrnutím podrobností a popisem jeho účelu a časové osy. V rámci čtvrtletní zprávy můžete uvést pokrok dosažený od poslední zprávy, a to jak za dobré, tak za špatné. Mějte na paměti, že chcete být otevřeni a upřímní.
Ve zprávě o pokroku uveďte všechny dokončené práce a používejte akční slovesa, abyste zdůraznili, že ti, kteří pracují na projektu, byli obtížní. Mohli byste také zahrnout konkrétní data, kdy byly fáze projektu dokončeny nebo kdyby se část z nich stala aktivní nebo se stala online nebo jakýkoli cíl. Na tomto místě ve čtvrtletní zprávě a ve vhodném formátu začněte podrobně popisovat dosažený pokrok. Seznam problémů, které je třeba vyřešit.
Uveďte podrobnosti v přehledu o všech problémech, kterým čelíte, o strategiích pro jejich řešení a o časovém rozvrhu jejich řešení nebo vysvětlení, proč problém pokračuje.
Umístěte pracovní plán do zprávy o pokroku spolu s výsledky, které očekáváte v příštím časovém intervalu. Zprávu můžete dokončit s celkovým hodnocením projektu a dosud dosaženými výsledky. Ve čtvrtletní zprávě předpovídají nadcházející příležitosti a výzvy spolu s očekávanými výsledky a důležitými aktivitami. Možná skončí s žádostí o připomínky, připomínky a nápady.
