Představení se tváří v tvář je přímočaré, neboť existuje zavedená konvence, kterou je třeba dodržovat. Neustále se budete potýkat se svým novým známým a řeknete jí vaše jméno. Dosažení e-mailu je obtížnější. Jaký je vhodný pozdrav? Jak formální byste měli být? Stejně jako u jakékoli obchodní komunikace existují určitá pravidla, která byste měli dodržovat, aby vaše zpráva byla profesionální.
Vydejte zaujatý předmět
Vzhledem k tomu, že vaše zpráva může být v doručené poště s 500 dalšími uživateli, budete muset vytvořit řádek předmětů, který povzbudí příjemce k otevření e-mailu. Zmínit je, že vás někdo odkazoval - "Jennifer Williamsová navrhla, že vás budu kontaktovat" - protože známost by mohla povzbudit vaši vyhlídku, aby prošla kliknutím. Nebo můžete zmínit účel vašeho e-mailu. "Vyžádání o vaší stravovací službě" by mělo přitahovat příjemce na kliknutí. Udržujte předmět pod 30 znaků, takže je čitelný na smartphonu.
Použijte oficiální pozdrav
E-mail je uznáván jako méně formální způsob komunikace než obchodní dopisy a můžete být pokoušeni neformálně oslovit svého příjemce, např. "Ahoj David". To je v pořádku, pokud znáš člověka nebo pracuje v neformálním průmyslu, ale není vhodné, pokud posíláte e-mail někomu konzervativnímu průmyslu, jako je finance nebo vláda. Pokud máte pochybnosti, "Vážený pane Matterson", nebo prostě " Matterson "bude fungovat dobře.
Představit se
Uveďte své jméno, pracovní místo a další podrobnosti, které budou pro příjemce relevantní. To je vaše příležitost vytvořit lidskou vazbu s příjemcem, například uvedením školy, pracoviště nebo odvětví, které máte společné. Můžete například napsat: "Jmenuji se Sonia Jindal. Jsem kolega UCLA alum pracující v grafickém designu. "Uvedení vzájemného známého je plus, protože příjemce může být více vnímavý, pokud vás někdo znám a důvěřuje.
Vysvětlete, co chcete
Vysvětlete, proč píšete. Udržujte svou zprávu jasnou a stručnou, aby nedošlo k nedorozuměním. "Pracuji pro firmu ABC a rád bych vám vyprávěl o události, kterou zahajujeme" je lepší než "Vzrušující zprávy o nové události!" Zahrnout jednoznačnou výzvu k akci tím, že řeknete příjemci, co byste chtěli stát další. Chcete naplánovat následné volání, například napište: "Rád bych naplánoval hovor, abych tuto záležitost dále prodiskutoval, protože máme velký potenciál pro spolupráci. Bude pro tebe pondělní odpoledne pracovat?"
Konec s vděčností
Děkujeme příjemci za její čas a pozornost. Emaily, které končí vděčnost, dostávají průměrné míry odpovědí o 36 procent. Dobré volby zahrnují "díky v předstihu", "děkuji moc za váš čas" nebo jednoduše "děkuji." Odhlaste se svým jménem a kontaktními údaji.
Nezapomeňte na úpravu
Nezapomeňte před odesláním opravit svůj e-mail. Máte pouze jednu šanci udělat první dojem a pravopisné chyby by vás mohly vypadat neprofesionálně. Ujistěte se, že vaše gramatika je také na místě a že používáte plné věty a formální psaní, spíše než pomocí zkratek a výrazů, které můžete použít s přáteli, ale ne s šéfem.
Může vám pomoci vytisknout dopis a nahlas si ho přečíst a pokud máte někdo kolem, požádejte přítele nebo příbuzného, aby si přečetli, co jste napsali také.
