Finanční zprávy pro akcionáře, marketingové plány a hodnocení kvality jsou všechny příklady zpráv napsaných pro podniky. Krátká zpráva je stejně jako každá jiná zpráva, ale má méně stránek. Měla by uvádět cíle klíčových zpráv, shrnout základní informace, přezkoumat alternativy a doporučit cestu vpřed. Zpracujte zprávu jako projekt - naplánujte to, pak ji napište jasným a jednoduchým stylem. Krátké je dobré, protože je mnohem pravděpodobnější, že je zaneprázdněn nebo nezaujatý, ale rozhodující strany si to přečtou.
Plánování
Seznamte se s nadřízenými, abyste objasnili požadavky, protože budou určovat formát a obsah zprávy. Například zpráva o hodnocení projektu nebude strukturována stejným způsobem jako marketingový plán nebo finanční zpráva.
Vyzkoušejte podkladové materiály včetně dokumentů, které vám byly poskytnuty při přidělení písemného zadání a materiálu, který shromažďujete nezávisle na Internetu, knihovně a ze schůzek a rozhovorů se zúčastněnými stranami (např. Manažery obchodních jednotek, dodavatelé a zákazníci).
Připravte šablonu sestavy včetně shrnutí, úvodu, částí pro alternativy a navržených řešení, doporučení a závěru.
Obsah
Napište úvod. Obvykle ne více než jeden odstavec, úvod by měl uvést cíl zprávy a identifikovat klíčové otázky. Měla by být vodítkem pro zbytek zprávy, ale neměla by být shrnuta. Například první řádek by mohl být: "Cílem této zprávy je prozkoumat řešení pro probíhající problémy s kvalitou v našem výrobním zařízení", po níž následuje přehled hlavních problémů.
Sestavte tělo sestavy. V příkladu výrobního zařízení by mohly být v sekcích uvedeny technické podrobnosti, seznam alternativních řešení spolu s analýzou nákladů a přínosů pro každý z nich a doporučení. Podnikatelský plán by měl jiný soubor oddílů, jako je průzkum trhu, konkurenční analýza a finanční projekce. Ať je jakýkoli formát, měly by být oddíly v logickém pořadí, aby čtenář nemusel přecházet dozadu a dozadu, aby zjistil obsah.
Uzavřete zprávu odkazem na cíle zprávy. U příkladu výrobního zařízení může být závěrem implementační plán doporučeného řešení. Pro finanční zprávu může být závěrem obchodní výhled.
Seznam odkazů citovaných v textu identifikováním publikace, ze které pocházejí, titul, autor a datum. Uveďte další relevantní zdroje v části bibliografie nebo zdrojů.
Napište shrnutí. Ve zhruba třetím odstavci shrnete zprávu tak, aby obsazený výkonný pracovník mohl uchopit klíčové body a později podrobit podrobnosti. Pokud jde o finanční zprávu, shrnutí by mohlo být pouze tabulkou ukazujícími klíčové trendy prodeje a zisku.
Připravte titulní stránku s názvem sestavy, datem a jmény autori a příslušnými členy. Zahrnout obsah pro zprávy, které jsou delší než 15 stran.
Adresujte předání dopis osobě (manažerovi nebo smluvnímu úředníkovi), nikoliv oddělení. Určete klíčová doporučení sestavy, zadejte kontaktní informace a seznam příloh.
Tipy
-
Tabulky, grafy a podrobné výpočty by měly být umístěny jako přílohy, avšak hlavní zprávy by měly být začleněny do hlavní zprávy.
